En la lección anterior se revisó una introducción a un alto nivel del concepto de estructuras organizativas.
Sin embargo es deseable profundizar en las sociedades Foy así como revisar otras estructuras organizativas
que tienen un nombre similar y su relación con la sociedad de fi comenzaremos por conocer más acerca
de la sociedad de fe.
Y es que es necesario conocer más a fondo su estructura para entender el porqué en la lección anterior
se mencionó tantas veces la importancia de la misma
como se comentó brevemente en la lección anterior.
Incluso es común el escuchar que la sociedad de fe y que es la estructura más importante de todo el
sistema y claramente si esto es cierto automáticamente el módulo de contabilidad financiera se considera
como el más importante de todo el sistema.
También en primera instancia podemos mencionar aunque con cierto reservas que estamos de acuerdo con
dichos aseveraciones
y es que aunque cada módulo cumple su función lo que es un hecho innegable es que si el módulo de contabilidad
financiera no está correctamente configurado entonces cualquier proceso de cualquier otro módulo del
sistema que debiera resultar en una contabilización simplemente no se podría registrar y el sistema
presentaría un error al usuario del otro módulo sin darle ninguna oportunidad de hacer algo más.
Por lo tanto vemos que el módulo Hefei adquiere esa mayor jerarquía y para nosotros una mayor necesidad
de entender cómo configurarlo y cómo utilizarlo para poder tener un campo de acción más amplio y mejores
posibilidades de crecimiento profesional y es que es tan simple como el hecho de que un grupo empresarial
puede operar sin algunos otros módulos pero no sin el DFI contabilidad financiera por ejemplo se puede
usar Hefei sin que sea necesario utilizar el módulo de même gestión de materiales en el cual se lleva
a cabo todo el registro de procesos de compra complejos así como de movimientos de materiales y es que
supongamos que el Repesa adquirido por una institución financiera que realmente no lleva a cabo un proceso
de transformación y no maneja prácticamente nada inventariado además de que sus compras son sencillas
y lo único que le interesa registrar acerca de dicho proceso son las facturas presentadas por algunos
de sus grandes acreedores.
En este tipo de institución se podría realizar el registro de dichas facturas directamente en el módulo
de contabilidad financiera y como el proceso de negocio de hacer pagos para cubrir dichas cuentas por
pagar es exclusivo del módulo fe y se podría prescindir del módulo de
lo contrario no es posible.
Es decir no es factible que en un grupo empresarial por ejemplo en una farmacéutica se desee implementar
y utilizar únicamente el módulo de gestión de materiales.
Esto sucede debido a que en el momento en el que un usuario quisiera registrar algún movimiento en dicho
módulo que provoque una afectación monetaria el sistema jamás permitiría dicho registro de información
mostrando un mensaje de error en el que se especifica que dicho registro es imposible de llevar a cabo
debido a que no se tiene ni una sociedad de fe disponible en el sistema con la cual identificar el movimiento.
Por lo anterior podemos concluir otro hecho muy importante acerca del módulo de contabilidad financiera
y esto es que cualquier movimiento que conlleva una afectación a cuentas contables tiene por fuerza
que identificarse con una sociedad de fe.
Y no solo nos referimos a movimientos del módulo de gestión de materiales mm por sus siglas en inglés
como lo puede ser el control de la entrega de materia prima en un almacén o a los documentos de la parte
comercial del módulo de ventas y distribución S.D por sus siglas en inglés
como lo puede ser la facturación de una venta ni tampoco a registros del módulo de capital humano HCM
por sus siglas en inglés como lo pueden ser la contabilización de la nómina sino a cualquier registro
posible de cualquier módulo que deba de reflejarse en la contabilidad.
Por lo tanto la sociedad DFI es una estructura organizativa más.
Sin embargo vemos ya de forma clara el porqué la constante mención de su gran importancia a nivel sistema
y justamente como es tan importante referirnos a esta unidad organizativa es necesario hacer una aclaración
acerca de las nomenclaturas.
Y es que al ser una estructura tan importante es muy frecuente que los usuarios hablen de ella por lo
que lo más común es que las personas para nombrarla digan simplemente sociedad en lugar de Sociedad
de fe.
Y no es que esto sea un error.
Incluso como veremos a lo largo del curso en las mismas pantallas del sistema se tiene simplemente este
identificador.
Sin embargo al preparar cualquier curso siempre tenemos en mente a nuestros participantes y sabemos
que es factible que lo estudien personas con poca o nada de experiencias así que con el objetivo de
que las explicaciones sean lo más claras posibles en todos nuestros cursos nosotros no lo haremos de
esa forma y siempre nos referiremos a esta estructura correctamente utilizando el término de suciedades
fi esto también es debido a que existen en el sistema diversas estructuras que tienen una nomenclatura
similar entre las que podemos mencionar a la sociedad o a la entidad X.P a la sociedad Pear a la sociedad
G.L entre otras.
Bien por qué es tan importante ser claros.
Y es que cada una de estas a pesar de que suenan de forma similar es una estructura organizativa diferente
que sirve para el registro y control de procesos y que en las siguientes láminas explicaremos a grandes
rasgos ya que de cada una de ellas se podrían realizar cursos completos
comenzaremos hablando acerca de la estructura organizativa más importante para el módulo de contabilidad
administrativa que es nombrada como sociedad o Y es que con ellas se identificarán todos los datos maestros
que se crean en este módulo como lo son los centros de costos las órdenes internas los procesos empresariales
los centros de beneficio etcétera.
Pero también es necesario ligar una o más sociedades CFI para que en automático se reflejen los contabilización
del módulo de contabilidad financiera en el módulo de aseo y de esta forma podamos llevar a cabo movimientos
y ciclos propios del módulo de contabilidad administrativa.
Con dicha información sin tener que registrarla dos veces por lo anterior para cumplir el principal
objetivo del módulo de aseo que es poder analizar toda la información desde otro enfoque cumpliendo
con las necesidades específicas de los diferentes niveles administrativos de la organización
como ya se pueden dar cuenta lo más normal es que las estructuras organizativas se liguen unas con otras
y aunque aquí tenemos otro ejemplo de estructura organizativa que aunque no lleva su nombre la palabra
sociedad aún así es común que se confunda debido a que de igual forma la debemos delegar con nuestras
sociedades FCI y nos referimos a la entidad X.P cuyo significado es entidad de control presupuestal
esta estructura organizativa tiene una estrecha relación con el módulo de contabilidad financiera y
por ende con la sociedad de Feil y debido a que es una estructura que sirve para llevar todo control
presupuestal utilizando centros gestores y controlando el disponible restante con cada operación que
se registre y que sea relevante sin importar el módulo en el que se origine dicha operación
tenemos otra estructura que aunque se parece en el nombre a nuestras sociedades CFI no debemos de confundir
y esta es la sociedad P.A realmente la parte de p'a viene de las siglas en inglés de la estructura ya
que es la que se utiliza para una funcionalidad específica del módulo de contabilidad administrativa
llamada cuentas de resultados y que en inglés se menciona como profit ability analysis.
Por lo tanto las letras p'a con esta funcionalidad de la contabilidad administrativa se busca obtener
la información que se genera en otros módulos especialmente el de contabilidad financiera registrada
de una forma diferente para poder generar reportes muy específicos que hacen siempre énfasis en los
aspectos externos como lo son los segmentos de mercado en los que las grandes corporaciones comercializar
sus productos Vemos entonces una vez más una estructura con nombre similar pero con un objetivo muy
diferente ya que a diferencia de las sociedades CFI que buscan tener el registro contable preciso para
poder generar los estados financieros a partir de información que cumple con normas de presentación
financiera con una sociedad Pear lo que se va a estar buscando es obtener información útil para la toma
de decisiones acerca de la comercialización de productos en diferentes regiones como lo puede ser la
introducción o desaparición de una gama de productos o la modificación de precio de los mismos.
Es importante conocer que esta funcionalidad ofrece dos grandes enfoques conocidos como el analítico
y el contable.
Existe también otra estructura organizativa conocida como sociedad G.El para comprender dicha estructura.
Es necesario comenzar por entender un proceso contable que se lleva a cabo en algunos grupos empresariales
muy grandes y que es el proceso de consolidación de Estados Financieros.
Y es que dicho proceso es controlado por esta estructura organizativa entonces vemos que cuando se tiene
un grupo empresarial compuesto por muchas empresas mapeados a diferentes sociedades CFI que incluso
se pueden encontrar en diferentes países es común que la alta dirección de dicho grupo ubicada en las
oficinas centrales del mismo le interese evaluar el desempeño financiero del grupo como un todo por
lo que se debe de llevar a cabo el mencionado proceso de consolidación de la información financiera
sin embargo este proceso no es tan sencillo como se podría pensar.
Es decir no basta con sumar todos los estados financieros de las diferentes sociedades CFI para tener
disponible la información del grupo es necesario considerar factores como lo es la conversión de moneda
por las operaciones que se han tenido con monedas de los diferentes países en los que se tiene presencia
y lo que es más se deben de eliminar ciertas operaciones que ocurren entre las mismas sociedades CFI
que componen el consorcio por lo que para llevar a cabo este proceso en el sistema es necesario entre
otras cosas crear una sociedad G.L y ligarla.
Las sociedades CFI que deseamos formen parte del proceso de consolidación
hemos revisado a grandes rasgos varias estructuras organizativas del sistema así como también hemos
comentado una verdad absoluta que es el hecho de que cualquier contabilización que sea registrada en
el sistema debe de ser identificada con una sociedad de Feil pero en última instancia para qué se realiza
todo ese registro identificando única y exclusivamente a una sociedad de Felli en el módulo de contabilidad
financiera esto es debido a que el fin último del módulo es que se tenga toda la información pertinente
registraba correctamente y acatando las normas de presentación de información financiera para que de
esta forma se puedan generar los estados financieros y los mismos puedan ser tomados como base para
procesos tan importantes como lo son el de pago de impuestos a las autoridades correspondientes la toma
de decisiones estratégicas o el cumplimiento de normativas de diferentes instituciones entre otros.
Esperamos que con esta lección teórica siga aclarándose la gran importancia de las estructuras organizativas
y del sistema en general pero también hemos introducido una gran cantidad de conceptos nuevos por lo
que como siempre les recomendamos no se escriban a nuestro correo SAP en tu idioma arroba gmail.com
si es que tienen interés por conocer más a fondo algunas de las otras partes del sistema o en general
con cualquier duda o comentario.
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