En la última parte de la lección anterior aprendimos una de las maneras de acceder al menú de configuración.
Sin embargo ya estamos comenzando esta nueva sesión y una vez más nos encontramos en el menú de usuario
y esto no es un error sino que deseamos mostrar otra de las maneras en las que podemos indicarle al
sistema que nos muestre el menú de configuración y que simplemente es utilizando el código de la transacción.
Es bueno que presten atención a este proceso que vamos a realizar ya que no sólo sirve para poder mostrar
el menú de configuración sino que este mismo proceso nos va a servir de hecho para ejecutar cualquier
transacción de la que conozcamos el código por lo tanto aprendimos en la sesión anterior que el código
de transacción para acceder al menú de configuración es ese.
Así que de esta transacción si conocemos el código por lo que basta con que llevemos nuestro cursor
a la barra de herramientas estándar al campo de comandos y una vez que hemos dado clic basta con escribir
código de transacción ese y dar clic en el botón que está a la izquierda del campo para continuar o
simplemente presionar Enter en nuestro teclado y ustedes se pueden fijar cómo el sistema nos está mostrando
la pantalla de tratamiento del proyecto en la que simplemente damos clic en el primer botón de la barra
de herramientas de transacción y M.G. referencia.
O simplemente presionamos la tecla de función F5 y al igual que en la sesión anterior ya nos encontramos
en el menú de configuración podemos ver que si el menú está organizado en diferentes nodos que de forma
similar al menú de usuario hacen referencia a los diferentes módulos del sistema vemos por ejemplo aquí
el apartado de gestión financiera nuevo.
Aquí por ejemplo producción administración flexible de inmuebles o controlling incluso si nos desplazamos
en la parte inferior del menú encontramos el apartado de sistema de proyectos vemos también Gestión
de Personal cálculo de nómina gestión pública Zap Banking entre muchos otros apartados y que revisaremos
para ejemplificar en unos momentos pero antes les pido centren su atención en el nodo de estructura
de la empresa.
De hecho vamos a explicar cómo es que podemos desplegar cualquier apartado que nos interese como lo
podría ser este.
Y es que realmente es muy sencillo pues basta con llevar el cursor hacia el lado izquierdo del nodo
que se desea expandir exactamente hasta el icono cuyo dibujo representa una flecha que apunta hacia
la derecha y simplemente dar clic lo hacemos para el nodo de estructura de la empresa e inmediatamente
se expande el nodo y el icono cambie pues ahora muestra la misma flecha apuntando hacia abajo y ya podemos
ver cómo éste es un apartado muy particular debido a que no es sencillo ningún módulo del sistema.
Aquí más bien es el apartado donde los consultores mapean durante la implementación inicial la forma
en que está conformado el grupo empresarial que adquirió el sistema.
Esto se hace utilizando el concepto desarrollado por SAP que llamamos estructuras organizativas.
Vamos a revisar más claramente lo que está contenido dentro de este nodo y para eso entonces abrimos
estructura de la empresa
definición gestión financiera y aquí podemos ya ver la transacción por ejemplo con la que un consultor
puede crear una nueva sociedad de Facebook que sabemos es una de las estructuras organizativas más importantes
del sistema esta transacción lleva por título tratar borrar copiar verificar Sociedad de Facebook y
es la que en este momento estoy indicando una vez que hemos revisado este apartado podemos cerrar el
modo de gestión financiera para cerrar cualquier nodo del menú de configuración se lleva a cabo un proceso
muy similar al que explicamos para abrir es decir solamente es necesario ver nuestro cursor a la izquierda
del nodo que deseamos cerrar hasta el icono de la flecha que en este momento apunta hacia abajo y dar
clic con lo que se cierra el nodo y el icono regresa a su estado original en el que apunta hacia la
derecha.
Una vez que hemos cerrado el nodo podemos abrir controlling y de esta forma nos podemos dar cuenta cómo
es que aquí tenemos diferentes transacciones relevantes para SEO pero en particular encontramos la transacción
que sirve para definir una de las estructuras más importantes para el módulo de contabilidad administrativa
que es la sociedad SEO si cerramos ahora estos nodos podemos expandir el apartado de logística general
e inmediatamente identificamos fue una transacción que es similar a la de creación de sociedades Felli
incluso en el nombre son similares pues esto lleva por texto identificado Xion definir copiar borrar
verificar Centro el cual es justo con las sociedades y otra de las estructuras organizativas más importantes
del sistema solo que evidentemente ésta toma la mayor relevancia para los módulos Logísticos cerramos
ahora todos los nodos hasta definición y como se pueden dar cuenta tenemos otro muy similar pero que
lleva por título asignacion y aquí es donde quiero enfatizar lo mencionado acerca de que este menú fue
diseñado como un listado para guiar a los consultores que implementen el sistema.
Y es que si se dan cuenta en el primer nodo que revisamos se realizan las primeras actividades que sería
definir nuestras estructuras organizativas y en este segundo apartado lo que realizamos es construir
las relaciones entre dichas estructuras que creamos en el primer nodo así que basta con entender la
lógica del menú y seguir la guía que fue creada para nosotros.
Para De esta forma poder adaptar al sistema a los requerimientos específicos de cada cliente vamos a
revisar más a fondo este apartado para lo que expandimos el nodo de asignación y ya podemos darnos cuenta
de que tiene una estructura muy similar a la del todo de definición es decir igual vemos apartados que
corresponden con diferentes módulos del sistema.
Sin embargo una vez que hemos expandido cada apartado nos vamos a dar cuenta que las transacciones son
bastante diferentes ya que como su nombre lo indica las transacciones que vamos a realizar en este apartado
de asignación sirven para crear las ligas entre las diferentes estructuras organizativas ligas que representan
las relaciones que ocurren en el mundo real en la organización.
Para que esto quede más claro podemos abrir el apartado de gestión financiera en el cual encontramos
varias transacciones entre ellas la transacción que estoy marcando en este momento con el cursor que
lleva por título asignar sus sociedad a entidad CP que sirve justamente como su nombre lo indica para
asignar una sociedad de Felli a una estructura de control presupuestal cuyo nombre es entidad X.P podemos
cerrar este apartado y en cambio abrir el de controlling aquí rápidamente podemos localizar una transacción
de asignación cuyo título es hace asignar sociedades y la sociedad CEO y que es de gran importancia
para el módulo de contabilidad financiera FJI y para el módulo de contabilidad administrativa SEO ya
que como es probable se están imaginando esta transacción nos va a servir para asignar sociedades F
y a una sociedad Sedó y de esta forma establecer esa relación entre ambos módulos.
Al terminar de revisar el apartado de controlling podemos cerrar toda la ruta que teníamos abierta y
como siguiente revisión vamos a expandir logistica para ubicar la transacción en la que se crea la Liga
entre dos de las estructuras organizativas más importantes del sistema que son las sociedades Felli
y el centro logístico.
De hecho una vez que hemos expandido el nodo de Logística General si nos fijamos rápidamente podemos
identificar que la transacción a la que nos estamos refiriendo es la transacción que lleva por título
asignar centro a sociedá de esta manera seguimos viendo la forma en que exactamente como sucede en la
realidad en la que las diferentes partes de un grupo empresarial se relacionan en el sistema SAP.
Las estructuras organizativas se tienen que ligar con todas estas transacciones agrupadas en este apartado
pero bueno una vez que se han realizado esas primeras actividades ya podemos explorar qué tipo de configuraciones
se pueden realizar específicamente en cada uno de los módulos para lo cual podemos abrir la carpeta
de gestión financiera nuevo contabilidad de deudores y acreedores operaciones contables salida de facturas
salida de abonos actualizar condiciones de pago
este es un ejemplo de una transacción con la que podemos definir objetos que simplemente los usuarios
pueden utilizar en su trabajo diario y que simplifican la operación del sistema ya que los consultores
al crear correctamente dichas condiciones de pago en la configuración las mismas pueden ser escogidas
por los usuarios.
Al estar generando cuentas por pagar o cuentas por cobrar y en automático se proponen los descuentos
por ejemplo con lo que los usuarios ya no tienen que capturar la información y esto acelera grandemente
el proceso y lo que es incluso mejor se reducen los errores de dedo.
Si cerramos todos los apartados de la ruta tenemos el menú de la forma original y ahora podemos revisar
a grandes rasgos algunas partes de la configuración del módulo de contabilidad administrativa CEO para
lo que abrimos controlling contabilidad de centros de costos datos maestros centros de costos y ya tenemos
ahí la transacción.
Definir jerarquía estándar transacción en la cual podemos empezar a definir esa jerarquía única a la
que todos los datos maestros de centros de costo deben de pertenecer y que justamente tiene la función
de organizar estos datos maestros vamos a cerrar uno a uno los nodos hasta controlling.
Ahora para expandir otra funcionalidad muy importante y útil del módulo que son las órdenes CEO y para
la cual podemos abrir el apartado de datos maestros de órdenes y esta es la ruta en la que podemos encontrar
por ejemplo la transacción para definir clases de orden el cual es un objeto con el que se controla
la forma en la que los usuarios crean y utilizan los datos maestros de las órdenes internas con cosas
tan sencillas como determinar si ciertos campos son requeridos hasta operaciones mucho más complejas
y trascendentales para el registro de los costos en el módulo de contabilidad administrativa como lo
puede ser la liquidación de los costos que se identificaron en una orden hacia algún receptor válido
como un centro de costos o incluso otra orden interna diferente y hemos terminado de revisar algunas
de las configuraciones que es posible realizar para el módulo de contabilidad administrativa ahora podemos
hablar acerca del módulo de administración flexible de Bienes Inmuebles R.F X que es una parte del sistema
con la cual se puede llevar todo lo relacionado con propiedades que tenga el grupo empresarial.
Como ejemplo pudiéramos pensar en un grupo que como parte de sus ingresos tiene una división que se
encargue del arrendamiento de oficinas y locales comerciales en algunos edificios de los que el grupo
es dueño.
Bueno pues esta gestión la podría llevar en el sistema con este módulo y para ejemplificar podemos abrir
el apartado que tiene una configuración extensa y como sabemos una pieza central para el arrendamiento
de estos inmuebles es el contrato ya que con este instrumento quedarán especificadas todas las cláusulas
que se pacten entre arrendatario y arrendador.
Con respecto al goce del bien inmueble a cambio del pago de la renta y para todo esto tenemos el apartado
de contrato que ahora abrimos.
Queda claro que dependiendo del espacio que se esté rentando el contrato será diferente es decir el
contrato para arrendar una oficina será diferente y tendrá otras cláusulas que un contrato para arrendar
un local comercial y si expandimos el nodo de clase de contrato justo encontramos la transacción con
la cual se pueden crear en configuración estos diversos tipos de contrato el nombre de la misma es definir
clases de contrato con lo que nos queda claro cuál es la labor que realizaremos en la misma sabemos
que el sistema SAP está altamente integrado y este módulo a pesar de no ser tan conocido e incluso muchas
veces ignorado es decir no utilizado por la mayoría de los clientes que tienen el sistema no es la excepción.
Nos referimos a que claramente cuando logramos arrendar algunos de nuestros edificios por ejemplo a
través de un contrato de cinco años vamos a tener cuentas por cobrar por el monto de la renta.
En estos periodos pero justamente no queremos tener que crear dichas cuentas por cobrar en la contabilidad
financiera de forma manual si es que toda la información necesaria ya se encuentra en el sistema y eso
es exactamente lo que logra la gran integración de los módulos del mismo ya que mes a mes o con la periodicidad
que sea necesario.
Se puede lograr que este módulo genere de forma automática las cuentas por cobrar de cada uno de los
contratos registrados en el módulo de contabilidad financiera para que posteriormente los encargados
de la parte de cuentas por cobrar de este módulo gestionen la cobranza de las mismas y no solo eso sino
que además si tenemos el conocimiento necesario que es justamente lo que adquirimos con los cursos en
tu idioma alcanzaremos un nivel en el que nosotros controlemos la forma en la que el sistema genera
estas contabilización automáticas por medio de configuración es necesario entonces que se den cuenta
de la forma en que estas estructuras organizativas que definimos en los primeros pasos en estos otros
apartados inferiores podemos realizar ajustes y refinamientos que ayuden a utilizar de la mejor forma
el sistema que se amolde las necesidades de los clientes y que no sea al revés es decir no forzar a
que la empresa se adapte al software así que ahora ya lo sabe siempre que vayamos a realizar alguna
configuración avanzada para adaptar el sistema a las necesidades de alguno de nuestros clientes.
Vamos a llevarlo a cabo en este menú.
De hecho una práctica que seguiremos en todos los cursos de SAP en tu idioma en los que se configure
el sistema será el de mostrar primero cómo se configura una parte del sistema e inmediatamente después
mostrar las consecuencias que tiene para los usuarios la configuración que ya hemos realizado.
De esta manera si ustedes son usuarios finales aprenderán de las amplias capacidades que tiene el sistema
y podrán explotarlo al máximo y si son consultores os están preparando para hacerlo obtendrán el conocimiento
necesario para implementar el sistema ofreciendo a los clientes el abanico más completo de capacidades
del software con lo que potenciarán su carrera de forma exponencial con cada uno de nuestros cursos
así que deseamos que encuentren muy interesante todo lo que estamos revisando.
Pero más que nada que lo apliquen así que como siempre les recordamos estamos esperando sus opiniones
preguntas pero sobre todo sus sugerencias para mejorar y para saber qué parte del sistema desean conocer
con mayor profundidad así como cualquier recomendación a nuestro correo SAP en tu idioma a Rovelli puntocom.