A pesar de que en prácticamente ninguna de nuestras demostraciones realizaremos transportes de órdenes
ni cambiaremos de ambientes de trabajo es muy importante explicar este concepto ya que es algo de lo
primero con lo que se pueden topar cuando estén trabajando en una organización
y antes de explicar cualquier otra cosa es necesario realizar una aclaración ya que no hacerlo provocó
un error muy común y que incluso nos hemos topado con cursos de supuestos expertos aquí mismo en la
plataforma y por lo que puede que ya les haya causado confusión o incluso problemas al hablar al hablar
con algún colega.
Y es que el término en inglés para nombrar a un mandante es clave en lo que muchas personas traducen
erróneamente a cliente ya que aunque esta es su traducción literal entre inglés y español cuando estamos
hablando del sistema no lo debemos de traducir como cliente sino como mandante.
Y es que un cliente claramente es otro concepto como lo revisaremos más adelante
una vez aclarado esto podemos comentar acerca de las mejores prácticas de SAP en las cuales se establece
el uso de al menos tres ambientes de trabajo que son de Desarrollo Calidad y productivo pero en sí qué
se puede realizar en cada uno de estos ambientes y cuáles son las diferencias y relaciones entre cada
uno de ellos
antes de poder contestar estas preguntas.
Lo primero que necesitamos explicar es sí la definición de ambiente de trabajo la forma más sencilla
para entender este concepto es mencionar que cada ambiente es una instancia del sistema en el que se
tendrá cierta funcionalidad y cierto conjunto de datos y que a pesar de que cada uno de dichos ambientes
son totalmente independientes tienen una estrecha relación.
Como revisaremos en unos momentos acerca de la configuración.
Este es un muy buen momento para explicar el concepto de que un ambiente de trabajo tenga abierta o
cerrada la configuración cómo sabemos la configuración del sistema es la forma en que los consultores
o las personas del departamento de sistemas o incluso usuarios finales que tienen gran conocimiento
del sistema pueden moldearlo a cada uno de los clientes que lo adquieren.
De hecho esta es una de las principales razones por las que SP tiene clientes en industrias tan diferentes.
Por esta misma capacidad para adaptarse a cada uno de dichos clientes por lo anterior es importante
en primera instancia que solo personas expertas tengan acceso a poder modificar la configuración lo
que se logra a través de permisos y autorizaciones que el equipo de Bellis asigna a cada usuario.
Pero más que limitar dicho acceso es muy importante también que en ciertos ambientes de trabajo esté
totalmente prohibido modificar la configuración directamente y es justo aquí en donde entra el concepto
de un mandante abierto a configuración y un mandante cerrado configuración ya que si un mandante está
abierto significa que consultores o empleados de confianza y gran conocimiento y experiencia en el uso
y modificación del sistema van a poder realizar ajustes al mismo a través de la configuración.
Estos cambios de hecho se encapsulan en órdenes de transporte cuya utilidad explicaremos más adelante
pero que era importante mencionar en este momento para la explicación al final de la lección
ahora como es sencillo imaginar el hecho de que un mandante esté cerrado a Configuración implica por
el contrario que absolutamente nadie puede realizar cambios a la configuración el no poder cambiar por
ningún motivo la configuración del sistema aplica a todos los usuarios que se conecten a dicho mandante
sin importar que el usuario tenga el perfil que otorga todos los permisos y derechos de uso y configuración
de todos los módulos del sistema.
Más adelante también revisaremos la razón por la que existen varios ambientes pero antes que nada vamos
a detallar cada uno de dichos ambientes de trabajo
empecemos por el ambiente de desarrollo.
Este ambiente es el primer y único ejemplo de los tres que mencionamos de un mandante que está abierto
y es que justamente este mandante debe de estar sin datos transaccionales como no podrían ser órdenes
de venta del módulo S.D o facturas de acreedores registrados en el módulo de FIH.
Pero sí debe de estar abierto a configuración ya que en este ambiente es en el cual se realizan todas
las configuraciones que como mencionábamos se encapsulan en orden ese transporte que se llevan o transportan
hacia los demás mandantes.
Es importante notar que en este ambiente no se deben de realizar pruebas de las configuraciones que
realicen los consultores que modifiquen el sistema
esto es debido a que las pruebas se deben de realizar en el segundo de los mandantes que mencionamos
al inicio y que en la práctica es conocido como el mandante de calidad este mandante es prácticamente
lo contrario de lo que mencionamos para desarrollo.
Y es que este ambiente debe de estar cerrado configuraciones y si debe de tener datos de prueba casi
idénticos a los de la operación real de la empresa es decir a los datos transaccionales del ambiente
productivo.
De hecho hasta este momento no hemos hablado a fondo del mandante productivo pero les podemos ir adelantando
que es el mandante en donde efectivamente se registra la información del día a día del grupo empresarial
y por lo mismo muchos lo consideran el más importante y en unos momentos hablaremos más de él.
Sin embargo en este punto lo estamos mencionando únicamente para aclarar más acerca del mandante de
calidad y es que comentábamos hace unos minutos en el ambiente de calidad a diferencia del ambiente
de desarrollo si se tienen datos transaccionales y que buscamos incluso que sean los datos que reflejen
más cercanamente la operación real del grupo empresarial por lo mismo y para algunos casos muy particulares
que en unos segundos detallaremos más lo que en muchas ocasiones se hace es copiar todos los datos transaccionales
del mandante productivo al mandante de calidad este proceso es algo que no realizamos los consultores
de ningún módulo funcional en particular.
Una vez más esta es una labor que realizan los consultores venciste cuando es necesario y coloquialmente
en la práctica lo llaman planchado demandante.
En este caso de productividad de productivo a calidad bueno y ahora la pregunta que comúnmente surge
es el por qué en este mandante de calidad si se tienen datos transaccionales y esto es simplemente debido
a que el mandante de calidad como su nombre lo indica sirve para realizar pruebas de calidad de configuramos
en el mandante de desarrollo por lo mismo ya que sea transportado la configuración que se tienen datos
básicos para probar como lo son datos maestros se comienzan las pruebas generando datos transaccionales
como facturas pagos movimientos de mercancías etcétera.
Y se revisan los resultados de dichos movimientos de dichas contabilización así como de la configuración
y si todo es correcto se pueden transportar las configuraciones al mandante de productivo que es el
último que nos falta por explicar y que a continuación detallaremos
hemos mencionado brevemente que el mandante de productivo es aquel en el que se registra la información
real del día a día de la operación del grupo empresarial esto significa que todos los usuarios para
los que se han adquirido licencias de uso del software se van a estar conectando a este mandante para
registrar sus operaciones diarias y son personas de ámbitos tan diferentes como diferentes módulos cubre
el repe desde encargados de departamentos de capital humano hasta encargados de producción contabilidad
ventas y distribución etcétera.
Lo que realiza en el sistema cada uno de ellos es registrar la información de los diferentes procesos
de acuerdo al área funcional de la empresa a la que pertenece.
Por ejemplo una persona que labora en el departamento de Capital Humano de la organización registrará
información pertinente a procesos de reclutamiento que se estén llevando a cabo en el momento en la
organización otro usuario del mismo departamento se pueden encargar más bien de solicitar al sistema
el cálculo de la nómina revisar que dicho cálculo esté correcto y si lo está llevar a cabo su contabilización
con lo que se tiene el reflejo encuentas del módulo de contabilidad financiera.
Otro ejemplo puede ser una persona que labora para el departamento comercial y que utiliza transacciones
del módulo de ventas y distribución para registrar la solicitud de una cotización de un cliente potencial
u otro empleado del mismo departamento que le da seguimiento y cuando el cliente está convencido se
encarga de convertir la cotización en un pedido de ventas con lo que se puede desencadenar en el sistema
todas las órdenes necesarias tanto de compra de materias primas como de producción para poder satisfacer
las necesidades de este cliente.
Una vez terminados estas actividades y cuando ya se tiene el producto terminado en alguno de nuestros
almacenes el mismo usuario podría capturar la salida de la mercancía de la organización y su entrega
al cliente como un último paso de este ejemplo podemos mencionar cómo un tercer usuario se encargaría
de revisar la entrega de la mercancía y de llevar a cabo la facturación para presentarle dicho documento
al cliente.
Siguiendo ese mismo proceso podríamos mencionar que el registro de la factura en el módulo de ventas
y distribución provocó el registro de una cuenta por cobrar la cual es totalmente responsabilidad de
las personas que utilizan el módulo de contabilidad financiera por lo tanto una vez que el cliente haya
realizado un depósito cubriendo ese adeudo los usuarios de Hefei proceden a contabilizar la entrada
del pago en el sistema y así podríamos mencionar una gran cantidad de ejemplos más.
Sin embargo lo importante es notar que todas estas son operaciones que se llevan a cabo en el día a
día y que las personas de todos los departamentos llevan a cabo estos registros en el mandante que hemos
nombrado como productivo y de esta forma con toda esa información que tendremos disponible en dicho
mandante se pueden generar los estados financieros con los montos de la operación de toda la empresa
a pesar de que lo detallaremos en unos momentos.
Es importante mencionar en este punto que como habíamos comentado es común decir que el mandante productivo
es el más importante y en gran medida sí lo es ya que tiene toda la información real de la empresa y
en particular en el módulo contable se cuenta con toda la información necesaria para la presentación
de estados financieros.
Es por esto que empieza a quedar clara la importancia de que este mandante no está abierto a configuraciones
una vez que hemos entendido las actividades que se llevan a cabo en cada uno de estos ambientes es necesario
mencionar acerca de la relación que existe entre ellos y detallar más el uso de las órdenes de transporte
para lo que primero haremos un resumen en el mandante de desarrollo no se tienen datos de la operación
pero sí tiene el mandante abierto en la configuración en el mandante de calidad se tienen datos de prueba
pero no se tiene el mandante abierto a Configuración en el mandante productivo se obtienen todos los
datos reales de la operación diaria y no se tiene el mandante abierto a configuración
una vez repasado esto comentaremos la relación que tienen los tres ambientes y la forma en que se lleva
a cabo un cambio de configuración en el sistema y es que sabemos que el mandante de desarrollo es el
único que está abierto a configuraciones y por lo tanto es en este en el que cualquier adaptación a
la configuración que sea requerida se debe de realizar.
Como hemos comentado al grabar dicho cambio se genera una orden de transporte que encapsula la configuración
realizada esto para que a través de un proceso conocido como transporte de órdenes se lleve la configuración
al ambiente de calidad hemos comentado que en el mandante de calidad lo más normal es que tengamos datos
de prueba que se asemejan a los datos de la operación diaria de la corporación.
Es también importante recordar que este mandante está cerrado a cambios en la configuración por lo que
una vez que tenemos dichos datos y que sea transportado correctamente en la configuración entonces es
posible llevar a cabo pruebas para determinar si el cambio en la misma es lo que realmente se solicitó
por lo que si las pruebas se detectan errores los mismos se pueden corregir en el mandante de desarrollo
para que sean transportados de nuevo al mandante de calidad y vueltos a probar.
Una vez que se determina que el cambio en configuración está correcto lo único que se tiene que realizar
es ahora transportar dicha configuración al mandante de productivo que como hemos comentado también
está cerrado.
Cambios en configuración para que de esta forma y a partir del momento en que se haya realizado el transporte
de la configuración los usuarios puedan utilizar el sistema con la nueva configuración en sus operaciones
diarias
conocemos ya el proceso de configuración y la finalidad de los diferentes mandantes.
Pero por último falta entender la razón por la que se establecieron dichos mandantes y esta forma de
trabajo y la verdad es que el concepto es sencillo pues lo que se busca es garantizar la seguridad y
la calidad de la información.
Y es que imaginen si por ejemplo alguna persona malintencionada pensemos en alguna mala práctica de
una empresa de la competencia o algún empleado molesto con la organización pudiera por ejemplo fácilmente
borrar toda una sociedad de Felli o realizar una configuración que afectara tanto la operación del sistema
que se perdiera la calidad de la información o incluso dependiendo de la gravedad de la situación.
Podría ser un motivo que detuvieran la operación del negocio pues simplemente el sistema se consideraría
como muy vulnerable.
Esto que mencionamos es el caso extremo queda claro pero Estapé ha pensado en todo.
Es decir igualmente podemos imaginar el caso en que simplemente una persona sin tener una mala intención
cometieron un error si no se tuviera esta organización de mandantes y el cambio se realizara directamente
en el sistema que tiene toda la información real de la empresa.
Dicho error pudiera ocasionar directamente la pérdida de calidad de la información y es por eso que
cualquier cambio debe de pasar el filtro de pruebas realizadas en el mandante de calida
como hemos comentado la realidad es que este es un tema amplio y que tiene una relación directa con
la administración del sistema realizada por los consultores Bellis por lo que la presente lección la
podemos considerar como un resumen y si les interesa conocer más a fondo algún aspecto les pedimos nos
lo hagan saber a nuestro correo Zap en tu idioma arroba gmail.com.
Muchas gracias.