En la primera parte de la lección revisamos los aspectos generales de la transacción y ahora realizaremos
la creación de nuestra cuenta contable.
Lo primero como ya comentamos desde un inicio es capturar el identificador de la cuenta y el identificador
de la sociedad y en este caso ya está completo el campo de Sociedad de FIH que tiene el valor de 1000.
Por lo tanto el que vamos a capturar es el identificador de la cuenta contable y que tendrá un valor
de 416 000 5
si acaso ya tenía un valor.
Este campo de cuentas de mayor lo único que tenemos que hacer es borrarlo y escribir el identificador
de la nueva cuenta que deseamos crear.
Una vez capturado este campo vamos a llevar el puntero de nuestro ratón hacia la parte derecha de la
pantalla al botón con el dibujo de la hoja en blanco para crear nuestra nueva cuenta contable desde
cero antes de dar clic en el botón.
Es importante notar que los demás campos de la pantalla están en gris lo que significa que no podemos
capturar valores en ellos.
Sin embargo ahora vean que justo después de dar clic en el botón cambian su color blanco.
Permitiendo capturar valores es decir se habilitan por lo tanto el primer campo que hay que capturar
es el de grupo de cuentas que es justamente como su nombre lo indica un campo cuyo valor nos va a servir
para especificar el grupo de cuenta al que va a pertenecer nuestra nueva cuenta.
Por ejemplo indicar si va a ser una cuenta de caja y bancos para nuestro caso vamos simplemente a seleccionar
el grupo de cuentas de mayor generales
posteriormente tenemos un campo de suma importancia y que una vez incluso que la cuenta haya recibido
las primeras contabiliza acciones.
No vamos a poder cambiar y es que este campo es el que indica la naturaleza de la cuenta para este campo.
Como queda claro no vamos a poder seleccionar varios valores es decir únicamente vamos a poder seleccionar
ya sea el valor de que nuestra nueva cuenta sea de balance o si será una cuenta de resultados para nuestra
cuenta Seleccionaremos entonces el valor de cuenta de beneficios.
Al ser una cuenta que cuando haya un arrastre de saldos se va a cancelar para realizar el cálculo del
resultado de la operación.
Debemos también de escoger cuál será la cuenta contable que recibirá el cálculo por lo que tenemos este
otro campo que tiene como identificación tipo de cuenta de beneficios.
Entonces si pedimos la ayuda de entradas posibles del campo vemos que ya hay tres cuentos de rastree
nosotros para nuestro ejemplo vamos a seleccionar las 900 000 que tiene un identificador que es la letra
X.
Así que solamente damos doble clic sobre la línea y como sabemos nuestro valor se copiara.
Ahora vamos a hablar de dos campos muy importantes que son los campos de texto breve y texto explicativo
y que son tan relevantes debido a que lo que capturemos en ellos será lo que nos aparezca a nosotros
e incluso a otros usuarios del sistema cuando estén realizando una operación en este módulo o incluso
en otros módulos cuando se tenga que afectar contablemente esta cuenta.
Entonces aquí capturemos el nombre corto de gastos por servicios de limpieza abreviado
y la descripción larga que en este caso simplemente vamos a describir.
El texto completo
en este punto vamos a interrumpir por un breve instante la creación de nuestra cuenta para clarificar
un poco más acerca de los idiomas a los que está traducido el sistema.
También para comentar un poco más del idioma en el que uno debe de capturar en este campo el nombre
y descripción de la cuenta pero también para hablar un poco de la pestaña de palabra clave.
Traducción y es que si nos fijamos en esta pestaña nos podemos dar cuenta de que lo que nos permite
hacer es especificar el nombre y descripción de esta cuenta para otros idiomas.
Entonces antes de explicar más esta parte es necesario que ustedes sepan que está traducido a más de
30 idiomas pero con esto nos referimos a que las pantallas son las que están traducidas.
Por ejemplo este texto que está en la barra de título ese es el que va a estar traducido a inglés si
el usuario es anglosajón o francés.
Si el usuario está ubicado por ejemplo en Suiza y prefiere utilizar el sistema en su lenguaje natal
que podría ser francés y la pregunta que puede empezar a surgir es por qué no se tomó el tiempo para
traducir estas cuentas y lo tengo que hacer yo.
Primero es necesario entender que a pesar de que SAP sí entrega un catálogo de cuentas de ejemplo con
la descripción en muchos idiomas.
De hecho la verdad es que prácticamente en ninguna de las instalaciones que se tienen del sistema se
utiliza este catálogo de cuentas sino que más bien siempre lo que se hace es tomar el catálogo de cuentas
que ya se utilizaban en la empresa desde antes de que se comprara el sistema.
Y estas son las que nosotros creamos en la transacción que estamos demostrando en esta sesión.
Por lo tanto como bien te puedes dar cuenta es necesario que nosotros mismos indiquemos el nombre que
va a tener la cuenta en el idioma de la empresa donde se está implementando el sistema y qué es lo que
capturamos en la primer pestaña.
Ahora bien una vez entendido esto queda todavía pendiente aclarar el por qué tiene esta otra pestaña
en la que podemos capturar el nombre en otros idiomas y para aclarar esta parte lo más útil va a ser
utilizar un ejemplo.
Entonces vamos a simular la situación en la que el sistema SAP está implementado en un gran grupo empresarial
que tiene operaciones en muchos países del mundo pero que su oficina central está en Suiza.
Pensemos por ejemplo en Nestlé es una empresa que tiene operaciones por ejemplo en Venezuela Estados
Unidos etcétera y por ende las personas que trabajan en cada uno de esos países pues van a necesitar
ver el nombre y descripción de las cuentas en su idioma natal para poder comprender exactamente lo que
están haciendo entonces las personas que trabajan en Estados Unidos van a querer ver las cuentas en
inglés.
Pero por otro lado las personas que trabajan en Venezuela lo más normal es que las quieran ver en español
pero ahora bien vamos a ponernos en los zapatos de un directivo que está ubicado en el corporativo suizo
y cuyo lenguaje natal es francés y que al estar encargado de la región de Latinoamérica descentrar remotamente
al sistema de las operaciones en Venezuela.
Si el corriera un reporte y no existiera la funcionalidad de la pestaña que actualmente vemos en pantalla
pues simplemente el sistema le va a arrojar la información pero todo con las cuentas en español o incluso
sin texto descriptivo.
Por el contrario si las personas se hicieron correctamente la creación de los datos maestros de las
cuentas contables y entraron a esta pestaña y tradujeron la cuenta al francés pues entonces cuando el
Ejecutivo suizo entre al sistema venezolano y ejecute el reporte podrá ver claramente el reporte en
su idioma natal.
Queda claro que tomamos este tiempo también para demostrar la muy buena manera en que fue programado
el sistema para atender las necesidades de clientes que van desde las corporaciones multinacionales
más grandes del mundo hasta clientes más pequeños y también debe de quedar claro que si por ejemplo
tú revisas esta transacción en la empresa en la que actualmente laboras y las diferentes cuentas tienen
toda esta parte de traducción a otros idiomas totalmente vacía es porque estaríamos hablando de un cliente
que por ejemplo todas sus operaciones están en el mismo país o incluso pudieran ser varios países pero
que todos estos países estén en una región cuyo idioma sea el mismo como lo es el caso de la mayoría
de los países latinoamericanos con el español y por ende no hay necesidad de traducir a ningún otro
idioma.
Vaya después de esta larga pero muy necesaria explicación podemos regresar a terminar la captura de
los datos básicos de nuestro cliente
como último campo de esta pestaña que mencionaremos tenemos el campo cuyo texto indica número de cuenta
de grupo y que es un campo que es necesario completar si nos interesa que se pueda llevar a cabo dentro
del sistema.
El proceso de consolidación de estados financieros entonces en el campo necesitamos especificar a qué
cuenta del plan de cuentas de grupo va a corresponder la cuenta que en este momento estamos creando
y por lo mismo nosotros estableceremos la cuenta 310000 700
ahora podemos pasar a otra de las pestañas que es datos de control en la que de forma similar a la pestaña
anterior tenemos un gran número de campos pero que vamos a centrar nuestra atención en el primero de
ellos que es el de moneda de la cuenta y que para nuestra cuenta escogeremos euros que es la misma moneda
que tiene asignada nuestra sociedad.
De hecho este es un buen momento para comentar que todos los ejemplos que realicemos en el curso siempre
serán tomando el supuesto de que nuestro grupo empresarial está asentado en Alemania y utiliza por lo
tanto como moneda los euros.
Ahora también es necesario entrar a la pestaña que tiene el título de entrada Banco Inter
y en la cual tenemos un campo que tiene que ver con la funcionalidad avanzada del sistema que se llama
estátus campo y que sirve para determinar qué campos son opcionales requeridos o incluso si deseamos
que no se muestren y que por tanto en este momento escogeremos el valor jé cero cero cuatro que es un
estatus que fue creado en Configuración para este tipo de cuentas.
Otro campo bastante interesante puede ser el que está justo inmediatamente abajo del estatus campo y
que es una casilla que nos puede servir para indicar si queremos que la cuenta únicamente pueda recibir
contabilización automáticamente es decir a partir de procesos del sistema y nunca manualmente por la
captura de un documento que lleve a cabo un usuario.
Y por último lo que quiero mostrar rápidamente es que hay más pestañas hacia la derecha y hay dos pestañas
de la extrema derecha que ambas dicen información pero que si nos fijamos tienen entre paréntesis plan
de cuentos y sociedá
y que vamos a entender mejor al revisar la lección extra que sigue si entramos y revisamos qué tipo
de valores tienen estas dos pestañas vemos que realmente y como su nombre lo indica tienen campos informativos
relacionados con la historia de la cuenta como lo puede ser el plan de cuentas de grupo utiliza como
hemos comentado para el proceso de consolidación de estados financieros y algunos otros detalles como
el catálogo de cuentas al que pertenece o la sociedad CEO que es una estructura organizativa del módulo
de contabilidad administrativa e incluso algunos otros más y que como ya comentábamos quedarán más detallados
en la lección extra.
Por lo tanto una vez que hemos completado estos campos requeridos ya podemos grabar nuestro dato maestro
de cuenta contable para lo que solo se necesita llevar el cursor a la barra de herramientas estándar
y dar clic sobre el botón del disquete que en esta ocasión y como está es una transacción de datos maestros.
Su funcionalidad es de grabás vean incluso cómo al posicionarme sobre el botón pero no dar clic sobre
él me muestra una etiqueta de ayuda en la que vemos que su función es la de grabar los cambios.
Esto es importante porque vamos a repetir esta acción cuando estemos revisando otras de las transacciones
y veremos cómo para otras donde el objetivo sea afectar cuentas contables esto cambiará pero por lo
pronto debemos presionar el botón y vemos cómo inmediatamente que lo hagamos el sistema me va a mostrar
un mensaje de éxito.
Indicándonos que la validación de la información de los campos fue todo un éxito y que nuestra cuenta
ya está grabada en los servidores centrales de la organización y lista para ser utilizada desde cualquier
módulo que sea necesario.
Sólo te pido antes de avanzar a la siguiente elección que pongas pausa en este momento al video o que
incluso te fijes cómo estoy pasando por las pestañas o si es necesario hasta regreses el video algunas
veces y cuentes por favor.
Cuántas pestañas tiene esta esto.
Listo seguro notaste que ya tienes seis pestañas entonces vamos a la lección extra para ver por qué
es importante esto.
Y como siempre esperamos tus dudas en nuestro correo Zapp en tu idioma arroba gmail.com.