En las lecciones anteriores revisamos a fondo uno de los datos maestros más importantes para el módulo
F y E incluso para el sistema que es el de cuentas contables.
Ahora toca el turno de revisar otro dato maestro también muy importante que es el de acreedor para esto
y de forma muy parecida a como lo hicimos con los datos maestros de cuentas contables.
Lo revisaremos directamente en el sistema para lo que vamos a abrir la siguiente ruta de nuestro menú
finanzas
gestión financiera acreedores Datos Maestros
es necesario dar doble clic para poder entrar en la transacción o como ya sabemos también puede ser
enter en el teclado.
Una vez que nos encontremos posicionados sobre la línea de la transacción
aquí como ya se imaginarán vamos a poder crear un dato maestro de acreedor y aunque sigue siendo un
dato maestro importante pues tiene algunas diferencias esenciales con respecto al dato maestro de una
cuenta contable y que en su momento revisaremos más a fondo.
Por lo pronto podemos también observar las similitudes y vemos dos muy importantes desde esta pantalla
siendo la primera que también nos solicita el sistema un grupo de cuentas solo que en esta transacción
el sistema se refiere a un grupo de cuentas para acreedores como lo podría ser el grupo de cuentas de
proveedores nacionales por ejemplo.
La otra similitud que tiene esta transacción con respecto a la creación de Datos Maestros de cuentas
de mayor es que esto también permite crear un modelo y justo para eso están estos campos en la parte
inferior de nuestra pantalla donde pareciera que hay una repetición de dichos campos pero no es así.
Estos como ya decíamos son para establecer cuál sería nuestro dato maestro de modelo para el nuevo acreedor.
Pero bueno una vez más lo que nos interesa es crear nuestro dato maestro desde cero así que solamente
va a ser necesario especificar el grupo de cuentas que para nuestro dato maestro va a ser el de crear
ya que el identificador de nuestro acreedor será asignado por el sistema y entonces no hay que llenar
el campo y la sociedad ya fue completada de forma automática por lo que ahora vamos ya continuar la
transacción simplemente presionando la tecla Enter o llevando nuestro cursor hacia el botón de la barra
de herramientas estándar de continuar y dando clic sobre él.
Entonces vemos en esta pantalla los primeros campos del dato maestro de un acreedor que como bien se
podrán imaginar son los más básicos.
Por ejemplo el tratamiento que le vamos a dar a nuestro acreedor que como lo vemos en pantalla es un
campo para el cual se nos establecen algunos valores predeterminados y que entonces nosotros sólo tenemos
que escoger el valor que más se ajuste a nuestro acreedor en la vida real.
Vemos entonces que el campo de tratamiento nos ofrece las opciones de empresa.
Señor señora vaya dependiendo del caso podemos especificar si nuestro acreedor realmente es una persona
moral que muchas veces lo más común o si es una persona física ya que en algunos casos especialmente
en servicios puede ser que el mejor proveedor que hemos encontrado es una persona física y no una empresa
y por lo tanto nosotros escogeremos el que mejor representa a la entidad que estamos dando de alta en
el sistema que nuestro ejemplo sea la empresa
una vez especificado el tratamiento.
Tenemos que establecer el nombre o razón social de esta empresa pero antes de capturar dicho campo vamos
a hablar de algo básico pero muy importante en el aspecto de navegación y para eso debemos de centrar
nuestra atención en el campo de nombre incluso antes de dar clic para posicionarnos en él ya que si
lo comparamos contra muchos otros de los campos de esta misma pantalla podemos darnos cuenta de que
tiene un pequeño cuadrado y dentro del mismo hay un símbolo de Paloma lo que significa que este es un
campo obligatorio.
Y para entender este concepto de obligatorio y opcional de una forma muy sencilla sólo hay que pensar
en el supuesto que desean obtener una nueva cuenta de correo electrónico gratuito.
En este proceso tienen que llenar sus datos en una pantalla Bayes en un formulario de la página web
que les va a otorgar dicha cuenta de correo gratuito y en los campos se solicita algún tipo de información
obligatoria.
Como no es un nombre por ejemplo.
Pero también le solicitan algunos otros campos como podría ser su número de teléfono celular que a diferencia
suele ser opcional.
Las compañías que ofrecen el servicio de correo electrónico quieren obtener la mayor información posible
de ustedes por lo que desean que les proporcionen su teléfono celular pero esto no lo marcan como obligatorio
porque al final del día lo que más desean es que ustedes se unan a su servicio.
Y para muchos de ustedes puede ser molesto compartir esta información.
Por lo tanto establecen que es deseable que los usuarios capturen su celular pero no obligatorio.
Entonces de esta forma tenemos que si ustedes no llenan el campo de celular pero si el nombre la página
los va a dejar crear su cuenta pero si en cambio ustedes no llenaran su nombre o por ejemplo no capturan
una contraseña para su cuenta que también siempre es obligatorio pues simplemente en la página de correo
electrónico jamás nos va a dejar crear su cuenta pues ustedes están omitiendo información indispensable
para el proceso de obtener su correo electrónico.
Bueno pues el sistema SAP funciona exactamente de la misma manera es decir en cualquier pantalla de
SAP en la que algún campo vemos este dibujo del pequeño cuadrado con la paloma va a significar que es
una información absolutamente necesaria para el proceso y por ende el sistema no nos va a dejar terminar
la operación hasta que completemos dicho campo o incluso la única otra opción es cancelar el registro.
Entonces regresando a nuestro proceso lo que vamos a hacer es introducir el nombre o razón social de
la empresa o de la persona física que va a ser nuestro proveedor.
Típicamente si es una empresa lo más normal es introducir el nombre completo en estos campos por ejemplo
expertos en servicios de limpieza y veremos como en este otro campo de concepto de búsqueda es en el
que muchas veces pondremos un nombre corto o sus siglas como en este caso sería el
todavía faltan varios campos que es necesario revisar antes de poder grabar el dato maestro de nuestro
acreedor.
Pero esto lo haremos en la siguiente parte de la lección.