Vamos a empezar la primer lección de varias relacionadas a un punto muy importante de cualquier sistema
y que es el reporteo
por qué considerar el obtener reportes como una pieza fundamental de cualquier sistema simplemente porque
podríamos tener el mejor sistema cómputo computacional que registra cada acción que se lleve a cabo
en él y además de que registre toda la información con el máximo detalle.
Pero si no podemos sacar esa información de nuestro sistema si no podemos explorar lo que hemos registrado
y tomar decisiones con base en lo que se registró simple y sencillamente de nada serviría tanta información
almacenada.
Así que comenzaremos por un reporte sencillo pero claro que nos puede ser muy útil y qué es lo que nos
muestra es el directorio de acreedores para ver un resumen de todos los acreedores del sistema o incluso
sólo los de una cierta sociedad o alguna otra restricción que nosotros eligiéramos y antes de entrar
directamente al reporte que nos interesa vamos a comentar algo que va a ser muy importante para el módulo
financiero DFI y para el módulo de contabilidad administrativa CEO y en general en SAP que es el hecho
de que actualmente en el sistema se tienen la gran parte de los reportes agrupados en un único nodo
llamado Sistema de Información de cada sección.
De esta forma es mucho más fácil encontrar cualquier reporte que nos interese ejecutar.
Vamos a mostrar esto en el sistema e incluso en otros módulos para que nos quede más claro.
Así que abrimos por ejemplo finanzas gestión financiera deudores y si nos fijamos la penúltima carpeta
tiene como nombre Sistema de Información y podemos abrir el nodo sólo para fijarnos cómo por dentro
tienen todos los reportes más importantes que pudiéramos generar en relación con las cuentas por cobrar
por el momento.
Vamos a cerrar esta ruta simplemente dando clic sobre las flechas que apuntan hacia abajo y que se localizan
a la izquierda de las carpetas haciéndolo de la siguiente forma
y una vez que ya cerramos deudores vamos a explorar si para otras partes del módulo también se tiene
este nodo así que abrimos la carpeta del Libro Mayor y una vez más nos fijamos en la penúltima carpeta
de este apartado tiene exactamente el mismo nombre sistema de información y lo que hay que aclarar es
que a pesar del nombre idéntico son carpetas totalmente diferentes con transacciones diferentes y de
hecho si exploramos ahora un poco más este nodo abriendo los informes del Libro Mayor nuevo balance
pérdidas y ganancias flujo de caja general comparaciones real contra Real llegaremos al apartado donde
están los reportes para generar los estados financieros aunque por el momento lo importante que me gustaría
se lleven de esta lección es justo lo relevante que es este nodo en todos los apartados del sistema.
De hecho vamos a ver como por ejemplo en SEO también se tienen estos nodos para eso vamos a cerrar las
carpetas dando clic en la flecha que apunta hacia abajo y que esta a su izquierda aunque ahora con la
diferencia que también cerraremos el nodo de gestión financiera y abriremos el apartado de SEO
y de forma similar que para este fin tenemos varias funcionalidades que se pueden revisar en otros cursos
si ese es su interés y que como siempre nos pueden escribir a nuestro correo Zap en tu idioma arroba
gmail.com para comentar su interés.
Por lo pronto vamos a revisar los apartados de Sistemas de Información primero podemos consultar la
funcionalidad de contabilidad de centros de coste en el que al abrir su nodo rápidamente ya podemos
identificar la carpeta de sistema info y una vez más aquí tendremos un gran número de reportes que podemos
ejecutar para explorar la información que recaban todos y cada uno de nuestros centros de costo.
Pero no es la única funcionalidad del módulo deseo contabilidad administrativa que tiene reportes y
nuestro muy importante nodo de Sistema de Información.
Prácticamente todos tienen este apartado y por ende ahora podemos abrir por ejemplo órdenes SEO y aquí
como es usual vemos que la penúltima carpeta es el sistema de información.
Podemos ver también rápidamente la carpeta de contabilidad de costes por procesos
y llevemos igual la penúltima carpeta que será nuestro sistema de información.
Ahora bien después de haber realizado esta breve explicación cuyo objetivo era demostrar que sea cual
sea la información que deseen explotar es muy probable que SAP ya diseñó y programó un reporte que sirve
justo para lo que ustedes necesitan y que por lo tanto sólo hay que empezar siempre en nuestra búsqueda
por el nodo del sistema de información del apartado en el que estemos trabajando.
Aunque claro hay otras dos posibilidades la primera y que como veremos en los ejercicios posteriores
a las primeras contabilización es que realicemos en el sistema es que el el reporte sea tan importante
que tenga su propio nodo o la otra opción y que aunque no es la más común si llega a suceder es que
no exista el reporte y solamente permítanme comentar que antes de que se decidan por contratar a un
programador Java hay herramientas extra que nos pueden ayudar a crearlo nosotros y así no tener dependencia
de código y que como siempre les pido nos escriban al correo SAP en tu idioma arroba gmail.com.
Si es de su interés ver más de este tema por lo pronto queremos regresar al apartado de cuentas por
pagar que hemos venido trabajando para ver si podemos obtener un reporte que nos muestre el dato maestro
del acreedor que acabamos de crear.
Así que cerramos cualquier carpeta que tengamos abierta excepto finanzas y ahora abrimos gestión financiera.
Acreedores Sistema de Información informes para contabilidad acreedores datos maestros y el reporte
que vamos a ejecutar.
Como comentábamos es el directorio de acreedores entramos a la transacción dando doble clic sobre la
línea y ya podemos ver la primera pantalla de la que siempre hablaremos cuando nos refiramos a un reporte
y que es la pantalla de selección de información en la que tenemos un gran número de opciones para delimitar
la búsqueda que el reporte va a realizar.
Recordemos que mientras más limitaciones escojamos lo normal será que el sistema devuelva menos datos
ya que habrá menos información que cumpla con tantas restricciones e incluso llega a ser un error el
que a veces seleccionemos demasiadas limitaciones ya que incluso esto ocasiona que el reporte se muestre
vacío.
Por lo mismo y para demostrar la capacidad de reporteo del sistema nosotros no vamos a delimitar más
que por el campo de sociedá es decir lo que le vamos a solicitar al sistema es que únicamente nos devuelva
aquellos datos maestros de acreedores que estén creados para la sociedad.
Mil que es para la que registramos el nuestro.
Si hacemos memoria para esto lo único que necesitamos hacer es llenar el campo de sociedad con el valor
mil y listo podemos entonces llevar nuestro cursor al primer botón de la barra de herramientas de transacción
que tiene un dibujo parecido a un reloj con una paloma o la tecla de función F8 con lo que ejecutaremos
el reporte es decir el sistema realizará la consulta y ya vemos cómo nos presenta la información
esta es la segunda pantalla de la que siempre hablaremos cuando estemos en temas de reporteo en el sistema
y que sea la pantalla que nos muestra la información que solicitamos y lo que podemos ver es que cada
conjunto de líneas a partir de la palabra acreedor es un solo dato maestro y la información que realmente
podemos obtener de cada uno de estos registros es por ejemplo su identificador.
Aquí podemos hablar del dato maestro que tiene el identificador 2 y que vemos pertenece al grupo de
acreedores L y F.
Vemos también el usuario que creó dicho dato maestro la fecha e incluso datos de su dirección e idioma
de gestión.
Pero para que nos quede más claro vamos a buscar al acreedor que creamos con anterioridad y para hacer
esto tenemos dos opciones.
La primera es utilizar la barra de desplazamiento que está a la derecha de la pantalla
pero que realmente no es muy práctico ya que como ustedes mismos se pueden dar cuenta es tan pequeña
debido a que hay tantos datos maestros que nos llevaría demasiado tiempo encontrar a nuestro acreedor
con este tipo de búsqueda manual.
Por lo tanto vamos a revisar la segunda opción que es utilizar la función de búsqueda y que como vimos
en la sección de navegación es el botón con un dibujo de binoculares en nuestra barra de herramientas
estándar.
O también podemos simplemente presionar la tecla Control y al mismo tiempo la tecla F como en muchos
otros programas que tal vez ya han podido utilizar antes.
Funciona de la misma manera para generar búsquedas el sistema nos va a desplegar una pequeña ventana
emergente que ya podemos ver en la pantalla y basta con escribir en el campo de texto algo acerca de
nuestro acreedor como lo puede ser su nombre.
Parte de su dirección o por ejemplo algo de lo mejor que podríamos hacer seria escribir directo su identificador
pero esto es algo que no siempre sabemos de memoria.
Es más el identificador es lo que muchas veces estamos buscando así que con nosotros valores basta.
Por ejemplo nosotros sabemos que nuestro acreedor se llama expertos en servicios de limpieza así buscaremos
por la palabra expertos
y una vez que hemos escrito el texto basta con presionar la tecla Enter o llevar el cursor al botón
con una paloma verde que tiene la función de buscar una vez que el sistema realiza la búsqueda en toda
la lista.
Nos presenta una nueva ventana emergente con las coincidencias encontradas y Podemos ya ver en este
ejemplo que únicamente se encontró una única coincidencia y para poder ver el detalle de justo ese dato
que es el que nos interesa daremos doble clic sobre la línea y el sistema directamente nos dirige al
detalle del dato maestro antes de ir a revisar al detalle sólo mencionar que es importante que haya
puesto atención a esa forma de búsqueda ya que así es como se buscaría en una pantalla de SAP en prácticamente
cualquier transacción de cualquier módulo Entonces damos clic sobre la línea y una vez más lo que podemos
ver son detalles del dato maestro que creamos en sesiones pasadas y que en este caso vemos ya su identificador
el usuario con el que fue creado que en esta ocasión es con el que nosotros estamos conectados.
Detalles de su dirección.
El idioma de comunicación y evidentemente el grupo de acreedores al que pertenece.
Deseamos que lo revisado en esta lección le sea de utilidad y esperamos sus dudas y comentarios a nuestro
correo SAP en tu idioma arroba gmail.com.