Bueno para este momento del curso ya hemos tenido bastante experiencia creando Datos Maestros de cuentos
contables y también datos maestros de acreedores.
Y ahora toca el turno de revisar procesos pero desde el punto de vista de cuentas por cobrar vamos a
descubrir sus similitudes que son varias pero queda claro que también vamos a prestar una gran atención
a sus diferencias.
Sin más preámbulo vamos directamente a la ruta de menú donde podemos crear los datos maestros de nuestros
clientes.
Entonces abrimos nuestro primer nodo de siempre que es finanzas y posteriormente gestión financiera
deudores Datos Maestros
crear damos doble clic o una vez colocados sobre la línea de la transacción presionamos la tecla ENTER
para poder entrar a la misma el dato maestro de un cliente tiene varias similitudes de forma estructural
con respecto al dato maestro de un acreedor.
Sin embargo como veremos en unos instantes las pantallas de captura son algo diferentes.
En un principio vemos que desde la primera ventana que nos presenta el sistema podemos no sólo crear
nuevos datos maestros de clientes sino que también vamos a poder editar o visualizar un dato maestro
ya existente.
Esto se ejecutaría con los botones que ya estamos algo familiarizados y que tienen como dibujo unas
gafas para visualizar y un lápiz para editar vemos también que la transacción nos permite crear un nuevo
dato maestro de cliente.
A partir de uno ya existente que como sabemos es el grupo de campos en la parte inferior de la ventana
emergente que se nos está presentando en la pantalla y que tiene como título de sección la palabra modelo
ya que comúnmente podemos decir que estamos creando datos maestros a partir de un modelo algo que es
bueno comentar acerca del proceso de crear un dato maestro.
A partir de uno que ya existe es que este método tiene la ventaja de que el sistema va a leer los valores
de los campos del dato maestro original y los va a proponer como valores por defecto en los campos del
nuevo dato maestro.
Este procedimiento aplica para prácticamente todos los datos maestros del sistema sin importar en qué
módulo estemos trabajando pero si nos referimos específicamente al caso de datos maestros de clientes.
Un claro ejemplo podría ser el crear un nuevo cliente nacional a partir del dato maestro de un cliente
que ya ha adquirido nuestros productos con anterioridad y que también se ubica en el territorio nacional.
Pues así muchos de sus campos se copian y nosotros tenemos que teclear menos e incluso es menos probable
que nos equivoquemos en la captura de los valores de los campos por el momento lo que a nosotros nos
interesa es crear un dato maestro nuevo desde cero por lo que vamos a indicar un grupo de cuentas de
deudores general
y vamos a llevar nuestro cursor al lado derecho de la pantalla y a presionar el botón con un dibujo
de una paloma de color verde para crear el nuevo dato maestro.
En este punto vale la pena mencionar que como tal vez ya se están dando cuenta los botones del sistema
en la gran mayoría de las veces son iguales en muchas pantallas y vaya a lo que me refiero es que son
iguales en el sentido de que tienen el mismo dibujo pero la verdad es que la mayor parte del tiempo
tienen incluso la misma funcionalidad por ejemplo hemos visto ya que el botón con dibujos de hoja blanca
sirve para crear algo nuevo en el sistema.
Por lo mismo siempre es importante que pongan atención al botón que damos clic y a su dibujo y lo que
lo hace aún más importante es que muchas de las veces el botón y su funcionalidad se repiten incluso
en otros módulos.
Y bueno ya para no alargar más este comentario sólo me gustaría aclarar por qué repetí en diversas ocasiones
que la funcionalidad es la misma en la mayoría de los casos en lugar de decir que es la misma siempre.
Y es que simplemente en el 99 por ciento de las transacciones si se respeta que la funcional.
La funcionalidad de un botón con cierto dibujo sea la misma pero hay algunas pantallas de algunas transacciones
en donde esa tiene la excepción a la regla y el botón no hace exactamente lo mismo que en todas las
demás.
Así que la advertencia es que no se confíen siempre revisen bien la ayuda del botón antes de dar clic
sobre él y cuando ya estén más familiarizados con el sistema ya hasta podrán identificar las diferencias
de memoria.
Listo.
Después de esta explicación vamos por fin a dar clic en nuestro botón de nueva entrada
y vemos cómo aunque hay muchos campos parecidos a los que capturamos para nuestro dato maestro de acreedor
hay una diferencia significativa en comparación con la transacción de crear datos maestros de acreedores.
Y es que en esta vemos que los campos van a estar organizados por pestañas esto es muy diferente ya
que si recordamos la navegación en la transacción de crear tus maestros de credos la realizábamos presionando
la tecla Enter y lo que sucedía era que toda la pantalla cambiaba presentándonos los nuevos cambios
Campos en cambio para clientes lo que tenemos es que con solo dos pantallas vamos a capturar todos los
campos necesarios para poder tener operaciones con este cliente.
Así que comencemos.
Y como podemos ver en la pantalla tenemos muchos de los mismos campos entre ellos el de tratamiento
que nos ofrece opciones idénticas a las del otro dato maestro es decir empresa señor o señora y que
simplemente escogeremos la que mejor describa el caso de nuestro cliente.
Posteriormente y de forma muy similar a como lo hicimos con el acreedor es requerido llenar el campo
de nombre con la razón social de esta empresa o nombre de la persona física que será nuestro nuevo cliente
en este caso nuestro cliente se llamará expertos en servicios de construcción
y posteriormente vamos a capturar el nombre corto en el campo de concepto búsqueda que en este caso
serán sus siglas S.
En el caso de los campos de dirección prácticamente todo es lo mismo ya que debemos de capturar la calle
y en este otro campo igual habrá que capturar el número en el que está ubicada la oficina en dicha calle.
Posteriormente es necesario capturar el código postal solo que en este caso completaremos primero el
campo de ciudad con el valor de Berlín y el campo de país con el valor de Alemania ya que deseamos aprovechar
el campo de código postal para demostrar que SAP también tiene programadas muchas revisiones en varios
de los campos del sistema como lo es el caso de este campo.
Con esto de revisiones nos referimos por ejemplo a que el campo no va a permitir letras ya que simplemente
no tendría sentido y vean una vez que capturé erróneamente alguna letra y presionó la tecla ENTER para
que el sistema revise lo que llevo capturado
en los campos.
Pues me va a arrojar un error como ya lo vemos aquí abajo en el texto del código postal 0 9 x 9 9.
Sólo puede contener cifras.
Por otro lado si capturamos sólo números pero nos excedemos del número de dígitos permitido que es 5
pues igual el sistema nos va a arrojar un error.
Que como ya podemos leer en la barra de estado del sistema es muy descriptivo y tiene el texto de código
postal 0 9 1 2 3 4 5.
Debe tener una longitud de 5 con lo que nos queda claro que nos equivocamos y para corregir basta con
introducir sólo los cinco dígitos correctos que componen el código postal en el que realmente está ubicado
nuestro cliente que en este caso es cero nueve dos cinco cero una vez completados estos datos básicos
toca el turno de dirigirnos a la barra de herramientas de transacción ya que como hace unos momentos
comentamos son necesarios dos pantallas para tener todos los campos que componen el dato maestro de
cliente.
Y es justo con este botón llamado datos de Sociedad de fe y con el que nos cambiaremos a esa otra pantalla
ahora el sistema nos presenta como primer pestaña de estos datos específicos de suciedad la de gestión
de cuenta.
De igual forma que mencionamos que este apartado es muy importante para los acreedores igual lo es para
los clientes y lo que es más como podemos ver son casi idénticas.
Entonces una vez más nos encontramos con el campo de cuentas social y que de igual forma aquí es necesario
apoyarnos en el botón de entradas posibles para fácilmente seleccionar la cuenta contable en la que
deseamos que este cliente reconcilie sus movimientos y que nuestro ejemplo cerrar la cuenta 140000 llamada
créditos deudores interior
y que es la que lleva a todos los clientes nacionales ya que este es un cliente que se ubica en el mismo
país que nuestra organización.
Igual nos encontramos con el grupo con el campo de grupo de tesorería que servirá como ya sabemos para
la conexión con el módulo de tesorería básica solo que en esta ocasión el tesorero al estar determinando
las necesidades o excedentes de liquidez a muy corto plazo de la empresa pueda contemplar los movimientos
que le correspondan a este cliente.
En el nivel que a continuación seleccionaremos utilizando el botón de entradas posibles y escogiendo
el identificador 2
y de esa forma por ejemplo tener pronosticado cuando se tiene previsto que entre dinero la organización
gracias a la cobranza de partidas de este cliente.
Así que utilizando el botón de entradas posibles tomaremos el valor de deudores interior.
Ahora vamos a pasar a la siguiente pestaña donde encontraremos igual que con el acreedor.
Un campo que sabemos es muy importante llamado condiciones de pago y que igual va a determinar si otorgamos
descuentos a las partidas que tengamos con este cliente o si por ejemplo no queremos otorgar ningún
descuento.
Y más bien es deseable que se pague inmediato y sin descuentos todo va a depender de la negociación
que hayamos hecho con nuestro cliente en este caso vamos a seleccionar de igual forma la Zeros cero
cero uno que sabemos es la de pagadero inmediato y sin descuento en la siguiente pestaña encontramos
otro grupo de campos opcionales y que es una funcionalidad muchas veces ignorada o desconocida que es
el de las reclamaciones y que discutiremos en cursos más avanzados pero que podemos adelantar.
Sirve para mandar cartas de reclamación sobre partidas vencidas a nuestros clientes y así vemos que
hay bastantes más campos que son opcionales y que por el momento vamos a dejar sin valor y podemos proceder
a grabar ya nuestro dato maestro así que llevamos nuestro cursor al botón de grabar con el dibujo de
un disquete de 3 y media pulgadas para grabar el dato maestro aquí podemos aprovechar para aclarar mediante
un ejemplo lo que es la arquitectura cliente servidor con la cual fue creada SAP y es que en este momento
toda la información que hemos capturado solamente está en nuestra computadora local.
Es más si en este momento se apagara nuestra computadora se perderían los datos capturados.
Sin embargo justo en el momento en que hacemos clic en el botón de grabar nos podemos dejar de preocupar
de lo que le suceda a nuestra computadora debido a que la información lleva a haber sido enviada al
servidor central y no sólo va a estar segura y respaldada en el servidor sino que además ya va a estar
disponible para todos los demás usuarios sin que importe incluso el módulo en que ellos estén trabajando.
El sistema nos presentará el mensaje de éxito como sabemos en la barra de estado y lo importante es
notar que el sistema también nos está otorgando el identificador de nuestro cliente y que vamos a necesitar
siempre para identificar a este acreedor.
éste será el cliente que utilizaremos en nuestros procesos subsecuentes.
Como siempre deseamos ser de gran utilidad el contenido de esta sesión y esperamos sus dudas y comentarios
a nuestro correo Zap en tu idioma arroba gmail.com.