En todo el sistema para cada módulo existen una gran variedad de campos de fecha que se utilizan con
diferentes propósitos.
El módulo de contabilidad financiera no es la excepción y de hecho tenemos varios campos de fecha que
cumplen diferentes objetivos y son tantos que llegan a causarnos confusión por lo que dedicamos esta
sección para explicarlos y de esta forma cuando los estemos utilizando en demostraciones futuras tengamos
las bases y en las mismas se revisen a fondo
por lo tanto comenzaremos con un campo de fecha que es muy importante y no sólo en el módulo de contabilidad
financiera sino en general en todo el sistema y este campo es tan relevante porque es prácticamente
uno de los únicos campos que es imposible que un usuario escoja o modifique y nos referimos al campo
de fecha de entrada o que también conocemos como fecha de sistema y es que este es un campo con el que
se registra la fecha en la que se llevó a cabo una acción en el sistema en el módulo de contabilidad
financiera.
Podemos mencionar como ejemplo cuando se paga a un proveedor.
Bueno pues en el momento en que el usuario entra a la transacción correspondiente completa los campos
requeridos y presiona el botón de contabilizar justamente lo que sucede es que se registra en automático
la fecha en la que se llevó a cabo la acción en el sistema de forma automática.
De hecho esta es la razón por la que el usuario no puede modificarla debido a que el sistema la completa
y lo cierto es que este campo también está diseñado de esta forma para que no se pueda modificar por
cuestiones de seguridad de la información y de auditoria incluso de cada movimiento que se lleve a cabo
en el sistema queda registrado no sólo la fecha sino también la hora minuto y segundo así que no hay
manera de que se pueda tratar de engañar sobre el tiempo en el que se llevan a cabo los registros.
Y es tan fácil consultar esta información que el consejo es que nunca traten de decir una fecha u hora
diferente a la que realmente realizaron la acción en el sistema ya que cualquier persona que sepa cómo
obtener esta información puede desmentirlos
comenzamos por esta fecha debido a que es uno de los más importantes y no solo en el módulo de fe y
contabilidad financiera sino en el sistema en general pero ahora justamente hablaremos de la fecha más
importante para este módulo ya que es la que se utiliza para definir el periodo contable a afectar además
de que dependiendo de la fecha que un usuario capture en este campo el sistema revisará si el período
contable está abierto o no.
Y por lo tanto si se permite la contabilización o si simplemente muestra un error al usuario especificando
que el período está cerrado y prohibiendo por lo tanto el registro del movimiento.
Nos referimos a la fecha de contabilización y es que en las transacciones desde el módulo e incluso
de otros módulos en los que se afecte la contabilidad simple y sencillamente este será un campo requerido
para que como lo hemos comentado se haga la revisión de periodos en el módulo de contabilidad financiera
una vez más vemos la gran relevancia del módulo al encontrarse el centro de todo el sistema y en particular
de este campo de fecha que toma de forma similar una gran importancia
esta es una fecha que nuestros ejemplos por lo general hemos dejado con el mismo valor que la fecha
de contabilización y es que este campo normalmente se utiliza para capturar la fecha que físicamente
teníamos en la factura que por ejemplo nos presentará un proveedor.
Y es que a veces pasaban días enteros en lo que algún encargado de dicho proveedor pudiera presentarse
en las instalaciones y entregar la factura para el proceso de revisión y su posterior pago.
Queda claro que en tiempos recientes y con todo el advenimiento de los avances tecnológicos simplemente
estas dos fechas tienden a la convergencia como es el caso de nuestros ejemplos pues ahora todos los
documentos cada vez más se generan de forma digital y ya para nada en papel con lo que su transmisión
ya no tiene que ser por medios físicos con lo que en cuestión de segundos el destinatario la recibe.
E incluso dependiendo de lo avanzado de las interfaces entre los sistemas se puede lograr que en automático
se contabilice
ahora podemos mencionar la fecha valor con la cual es posible especificar la fecha en que los movimientos
que se registran en el sistema en particular en el módulo financiero se deben de ver reflejados en el
módulo de tesorería en particular en los reportes de posición de tesorería y provisión de liquidez.
Y es que esta fecha puede ser diferente entre ambos módulos.
Pensemos en un pago por una cantidad realmente grande que se tiene que hacer a un proveedor.
Dicho movimiento de pago lo realizaremos a través de un cheque y dicho cheque se entrega a un responsable
del proveedor pero en un horario en el que los bancos ya no pueden hacer efectivo el cobro.
Por lo tanto en la contabilidad se tendría una fecha que debemos de registrar correctamente con el día
en que se está pagando el monto correspondiente.
Sin embargo el dinero no saldrá de las cuentas de la organización ese día por lo que puede ser muy útil
para el tesorero de la organización al darse cuenta de que todo se tiene en las mencionadas cuentas.
Ese dinero al menos un día más ya que de esta forma él puede tomar la decisión de invertirlo en un instrumento
financiero de vencimiento al día siguiente con el que se pueda ganar un buen rendimiento y más debido
a que el monto es considerable.
Como lo comentamos al inicio lo que es más imaginen si el día de pago es un viernes y además el lunes
que sigue no habrá actividad financiera ya que debido a alguna efeméride los bancos permanecerán cerrados
en este caso ya podemos hablar de más días en los que el dinero no saldrá de las cuentas de la organización
y por lo tanto días en los que se puede generar un mayor rendimiento
podemos mencionar un campo de Fezzan que también es muy relevante debido a que con dicho campo se puede
indicar al sistema la fecha a partir de la cual se deben considerar los períodos de descuentos por pronto
pago.
Para cada partida que se genere ya sea de deudor o de acreedor.
Asimismo este campo también se utilizan para que se calcule la fecha en que se puede considerar a una
partida como vencida sin importar si es de deudor o acreedor.
Por lo tanto cuando se alcanza esta fecha ya podríamos considerar el pago como reclamarle de nuestra
parte si es que un deudor nos lo debe o al contrario si nosotros debemos a un cierto acreedor dicho
acreedor ya nos podría solicitar el pago pendiente y sin ningún descuento y este campo de fecha lleva
por título siempre fecha base algo que es muy práctico del mismo es que gracias a la configuración del
sistema es posible que el valor del mismo se le proponga a los usuarios cuando están capturando ya sea
una cuenta por cobrar o una cuenta por pagar.
Y de esta forma ellos solo lo tengan que modificar si acaso el valor no fuera correcto.
Esto se logra con una configuración muy útil que además controla justamente los descuentos y las fechas
de expiración de dichos descuentos y que es llamada condiciones de pago.
Otro de los campos de fecha que nos gustaría mencionar.
Es el de fecha de referencia para activos fijos y es que este campo es justamente el que vamos a utilizar
para lograr una línea directa con la funcionalidad de activos fijos del sistema.
Y es que por ejemplo pudiéramos tener de nuevo el ejemplo en el que se está contabilizando un documento
en el módulo de contabilidad financiera como lo puede ser un documento con el que se está capitalizando
el dato maestro de un nuevo activo fijo que se acaba de adquirir y que en la fecha de contabilización
debemos de registrar la fecha de la presentación de la factura.
Pero por ejemplo para efectos de una fecha diferente para la activación del activo y el inicio de la
vida útil del cálculo de la depreciación de dicho activo deseemos algún período subsecuente esta posibilidad
nos la va a ofrecer el sistema utilizando una fecha diferente para el cambio de fecha de referencia
para activos fijos.
Estos son algunos de los principales campos de fecha que tienen una gran relevancia para el módulo así
que esperamos esta sesión teórica le sirva para sentar las bases sobre este criterio tan importante
y en sesiones futuras lo veremos aplicado en el sistema.
Así que los invitamos a seguir aprendiendo con los cursos Zap intuirlo.