Hemos avanzado bastante en el curso e incluso hemos revisado y preparado lo necesario para poder utilizar
el módulo es decir para poder registrar nuestros primeros documentos contables.
Por lo mismo comenzaremos con esta lección práctica en la que contabilice haremos un primer documento
en el cual registremos un movimiento de una cuenta de banco a otra esto es una actividad que lleva a
cabo un usuario final y por lo mismo la transacción se encuentra en el menú de SAP y.
Nosotros estamos ya conectados y en dicho menú.
Para entonces abrir la ruta de finanzas gestión financiera Libro Mayor contabilización FB 50 registrar
documento de mayor y si ya nos encontramos posicionados en la transacción basta con dar doble clic en
cualquier texto de la misma para ejecutarla o simplemente presionar la tecla Enter con lo que el sistema
ya nos presenta la pantalla que podemos utilizar para capturar nuestro documento.
En primera instancia nos puede interesar saber con qué clase de documento se va a registrar el movimiento.
Por lo mismo y si es de nuestro interés que se muestre esta información entonces debemos de llevar nuestro
cursor a la barra de herramientas de la transacción al último botón cuyo texto indica opciones de tratamiento
y presionar
con lo que el sistema nos muestra una nueva pantalla en la que podemos escoger una serie de opciones
sobre cómo se muestra la transacción.
En particular la que nos interesa en este momento es la opción para ocultar o mostrar la clase de documento.
Para esto tenemos un apartado en la parte baja de la pantalla cuyo título indica opciones especiales
para transacciones en la imagen individual y en dicho apartado en la parte derecha del mismo.
Es necesario identificar el campo de clase de documento opción ya que como podemos darnos cuenta en
este momento se tiene seleccionada la opción de clase de documento suprimida y esa es la razón por la
que no se muestra el campo en la pantalla por lo mismo podemos dar un clic sobre el campo para que se
nos muestren las opciones posibles.
Entre las cuales tenemos las de visualizar la clase de documento solo con identificador o mostrando
identificador y texto breve.
También tenemos las opciones de que el sistema no solo muestre la clase de documento sino que el usuario
además puede escoger aquella clase con la que desea que se grabe el documento y esa es la opción justo
que escogeremos y cuyo texto es introducción con texto breve así que una vez que hemos dado un clic
para seleccionar esta opción ya podremos llevar nuestro cursor a la barra de herramientas al botón de
disquete para confirmar el cambio.
Así que lo presionamos y el sistema nos muestra un mensaje en la barra de estado del sistema en la parte
inferior de la pantalla y que indica las opciones se incluyeron en el maestro del usuario esto toma
relevancia debido a que como ya nos podemos dar cuenta que el sistema nos está indicando que el cambio
únicamente lo estamos realizando a nivel de usuario.
Es decir este cambio sólo surte efecto para nuestro usuario y no para los demás usuarios que ejecuten
la transacción.
Es por esto que es muy común escuchar cuando una persona laboraba en el departamento de contabilidad
de un gran corporativo que utiliza SAP y se cambia de trabajo a otra gran empresa que también tiene
el sistema que comente con sus nuevos colegas en la oficina.
Que el sistema luce diferente en esta organización pero eso en muchas ocasiones es por este tipo de
configuraciones específicas de usuario en las que incluso aunque dos personas de la misma organización
ejecuten la misma transacción la pueden llegar a ver bastante diferente.
Injustamente deseamos conocer qué efecto tuvo la pantalla.
Qué efecto tuvo sobre la pantalla el cambio que hicimos
por lo que debemos de presionar el botón verde de la barra de herramientas estándar para que el sistema
nos devuelva a la pantalla inicial de la transacción y con lo que ya podemos darnos cuenta.
Si prestamos atención a la sección media de la pantalla justo por debajo del campo de texto de cabecera
del documento que se habilitó un nuevo campo que justo es la clase de documento y lo que es más está
disponible para que podamos realizar cambios en el valor del mismo por lo que en este momento muestra
la clase de documento ESEA y nosotros podríamos modificarlo ya sea escribiendo directamente la nueva
clase de documento o utilizando el botón de entradas posibles para escoger una diferente.
Pero no es la intención en este momento por lo que simplemente dejaremos la clase de documentos general
S.A. para contables contabilizar nuestro movimiento debe quedar claro que este cambio de la interfaz
sólo es necesario realizarlo una sola vez y cada que el usuario ejecute la transacción se le mostrará
de acuerdo a las preferencias que ha establecido.
Por lo mismo es necesario que iniciemos la captura del proceso de negocio que en esta ocasión es realizar
una contabilización por lo que comenzaremos capturando las fechas el sistema ya nos propone la fecha
de contabilización pero no la fecha del documento por lo que para este ejemplo es necesario completarla
con el mismo día de la fecha de contabilización.
Para lograr esto podemos escribir directamente los números que identifican la fecha pero la otra opción
y que es mucho más sencilla y conveniente es utilizar la funcionalidad de entradas posibles ya que para
este campo nos muestra un calendario completo con el que podemos escoger la fecha deseada por lo mismo
nos colocamos en el campo y en automático se habilita de su lado derecho el botón que podemos presionar
para que se muestre el calendario mencionado y en el mismo podamos escoger la fecha deseada simplemente
dando doble clic en el número del 10 deseado y de esta forma el sistema de incar se encargue de correctamente
completar el valor en el campo.
Con eso podemos también capturar un texto de cabecera que nos sirva a nosotros para identificar fácilmente
esta contabilización o incluso a cualquier otra persona que consulte el documento.
Por lo que nos colocamos en el campo de texto cabecera documento y en el mismo escribimos primer documento
contable
con esto es suficiente para poder pasar la parte inferior de la pantalla en la que se capturan las partidas
individuales del documento.
Cada una de las cuales se compone básicamente de la cuenta el monto de especificamos si es un cargo
o un abono comenzaremos colocándonos en el primer renglón disponible para capturã bajo la columna cuyo
título es cuenta de mayor y en ese primer campo escribiremos la primer cuenta que deseamos afectar.
En este ejemplo será una de las cuentas de banco que tenemos dados de alta para esta sociedad de Facebook
y que es la 113 mil 100
si nos fijamos cuidadosamente en la siguiente columna cuyo título indica texto breve nos podemos dar
cuenta de que no es posible capturar valores en la misma.
Esto es debido a que el sistema se encargará de leer el dato maestro de la cuenta y recuperar su texto
breve y colocarlo aquí por lo que nosotros debemos más bien dar clic en la tercer columna para especificar
el valor deve con lo que estamos indicando que a esta cuenta estaremos cargando pero no hemos especificado
el monto.
Por lo mismo es necesario colocarnos en el siguiente campo cuya columna en su texto indica el importe
en moneda del documento y en este caso capturã haremos 1000 euros
esto es suficiente para la primera partida individual por lo que es necesario capturar la otra partida
en la siguiente línea disponible por lo que con el cursor nos colocamos en el campo y damos un clic
es necesario capturar el identificador de la siguiente cuenta cuyo valor es 113 1200
identificando de esta forma la cuenta y de forma similar a como lo hicimos con la primera.
Hay que capturar los demás campos en este caso tenemos que escoger el valor de a ver para indicar que
esa cuenta deseamos abonar y finalmente nos colocamos en el campo de importe para capturar el monto
cuyo valor en este caso también es por 1000 euros.
Con eso es suficiente para poder registrar nuestro primer documento contable y por lo mismo es necesario
llevar el cursor a la barra de herramientas estándar al botón cuyo dibujo es un disquete de tres y media
pulgadas.
Pero antes de presionarlo nos colocamos sobre él y les pido se fijen con mucho cuidado en el texto que
aparece ya que siempre que habíamos visto la funcionalidad de este botón hasta este momento del curso
sabíamos que su función era más bien la de grabar y en esta ocasión indica que será contabilizar.
Esto es una diferencia muy importante y comenzaremos por explicar por qué está sucediendo.
Y es que hasta este momento todo lo que habíamos hecho caía en dos categorías o habían sido procesos
de configuración en los cuales justamente la función del botón es que una vez que hubiéramos terminado
la configuración el sistema.
La otra categoría de actividades que hemos realizado hasta el momento ha sido la creación de Datos Maestros
donde justamente al presionar este botón el sistema simplemente graba la información de dicho dato maestro
en el sistema es fácil darnos cuenta estos dos tipos de actividades son necesarias para poder llevar
a cabo lo que estamos demostrando en la presente sesión ya que se necesita la correcta configuración
del módulo así como datos maestros creados para poder registrar un documento como el que estamos demostrando
en esta sesión.
Entonces cuál es la verdadera importancia de que en esta pantalla el botón indique contabilizar en lugar
de grabar.
Pues que justamente en cualquier transacción en la que veamos que la función del botón es contabilizar
lo que el sistema realizará una vez que lo presionemos es afectar cuentas contables es decir va a generar
un documento contable que formará en automático parte de la contabilidad.
Dicho documento contiene afectaciones a cuentas contables por lo que en automático dicho movimiento
se verá reflejado en los estados financieros es también importante que quede clara esta diferencia.
Ya que además hemos comentado que en el sistema diversos procesos incluso de muchos otros módulos generan
una gran cantidad de documentos.
Sin embargo cuando este botón indica que su funcionalidad será la de contabilizar significa que el documento
que se genere será contable y por lo tanto será uno de esos documentos que en caso de una auditoría
serán revisados por las autoridades correspondientes.
A diferencia de prácticamente cualquier otro documento de cualquier otro módulo del sistema una vez
que nos ha quedado claro esta diferencia trascendental podemos presionar el botón con lo que el sistema
nos confirmará la correcta creación de nuestro nuevo documento con el mensaje de la barra de estado
del sistema en la parte inferior de la pantalla Mensaje en el cual incluso el sistema nos muestra el
número de documento con el que se identificará este documento vemos como realmente el proceso de contabilización
con esta transacción es bastante sencillo.
Por lo mismo que hemos comentado acerca de que Apple se ha preocupado siempre por facilitar lo más posible
el trabajo de los usuarios y por lo tanto ya que hemos terminado con esta contabilización podemos presionar
el botón amarillo de la barra de herramientas estándar de la transacción que sabemos nos permite finalizar
la transacción y a la pregunta que nos presenta el sistema para confirmar que realmente deseamos abandonar
la transacción presionamos la opción de sí con lo que el sistema nos devuelve al menú de usuario de
esta forma también hemos completado esta sesión por lo que agradecemos su atención y los invitamos a
seguir aprendiendo con los cursos de Zap en Twitter.