Bueno pues acabamos de realizar una tarea muy importante que fue crear nuestro primer documento y él
mismo ya forma parte de la contabilidad.
En este momento si revisamos y generamos los estados financieros para estas sociedades y ya podemos
ver nuestro movimiento en la cuenta correspondiente pero antes de revisar reportes que son más amplios
y generales como lo pueden ser los estados financieros vamos a ver la unidad es decir vamos a mostrar
en el sistema cómo uno puede visualizar esta sencilla Unidad de Información que es nuestro documento
contable para realizar esta acción.
Estamos conectados a nuestro sistema y en nuestro menú de usuario SAP y Axis y vamos como siempre a
navegar utilizando la ruta de menú por lo que abrimos la carpeta de finanzas gestión financiera acreedores
documento visualizar en lo que me gustaría pedirles que centran su atención es en el hecho de que realmente
navegar por el menú es sencillo sólo hay que poner atención a lo que deseamos hacer que en este caso
es ver el documento que acabamos de contabilizar y que si recordamos es una cuenta por pagar y una vez
que sabemos que esto es lo que deseamos hacer el menú mismo nos va a guiar el documento forma parte
de la Contabilidad Financiera que pertenece al apartado de finanzas.
Por ende hay que abrir la carpeta de finanzas y la de gestión financiera luego sabemos que lo que deseamos
visualizar es un documento de una cuenta por pagar así que simplemente tenemos que abrir ahora la carpeta
de documento y finalmente ahí estará la transacción de visualizar qué justo nos permite como su nombre
lo indica visualizar un documento existen otras formas en las que podríamos visualizar un documento
que ya forma parte de la contabilidad pero esas las revisaremos en lecciones extra ya sin más preámbulo
vamos a dar doble clic sobre la transacción y hay que notar algo muy bueno y muy interesante.
Qué es un cierto comportamiento del sistema para pantallas de cualquier módulo Valle.
Se trata de una ayuda para entenderla les pido centren su atención en que yo no he capturado ningún
campo de esta transacción.
Sin embargo vemos que los campos ya tienen información vaya ya tienen datos y son justamente los que
nos interesan como lo es el número de documento que acabamos de generar.
La sociedad de fe y el año fiscal en el que fue contabilizado nuestro documento y aunque parece simple
esta funcionalidad que el sistema ofrece de siempre autocompletar los campos con los últimos valores
que hemos utilizado es de gran ayuda ya que nos permite seguir trabajando rápidamente con las mismas
estructuras del proceso anterior e incluso a no caer en el clásico error de dedo.
Aunque como muchas otras cosas puede llegar a ser un arma de dos filos.
Con esto me refiero a que muchas veces terminamos un proceso y deseamos trabajar en algo diferente y
con alguna estructura organizativa diferente como lo puede ser otra sociedad de y por ejemplo y entonces
entramos a la nueva transacción pero no nos fijamos que el sistema automáticamente nos auto completó
todos los campos y desafortunadamente pudiéramos llegar a contabilizar un documento en una sociedad
FCI errónea y esto después nos damos cuenta de nuestro error y si puede llegar a ser un dolor de cabeza
pero más adelante vamos a ver cómo podemos solucionar este error en elecciones futuras hay otro punto
muy interesante el cual es necesario que les explique antes de poder mostrar en el sistema nuestro documento
y tiene que ver con la diferencia primordial de los documentos financieros versus prácticamente todos
los demás documentos que se generan en el sistema.
Y es que SAP así trabaja en todos los módulos para prácticamente todos los procesos.
El sistema una vez que acabamos nuestra captura y damos en el botón de grabar SAP genera documentos
así sea un proceso en MM gestión de materiales como lo puede ser una orden de compra en HCM capital
humano al crear un proceso de reclutamiento en finanzas al registrar un suplemento al presupuesto o
incluso al cambiar el nombre en el dato maestro de un cliente y sí aunque llame nuestra atención.
Así es incluso para creación o modificación de datos maestros en el sistema se generan documentos conocidos
como documentos de cambio pero entonces si hay tantos miles de documentos que se generan en todo el
sistema qué tienen de especial los documentos financieros.
La respuesta es que como ustedes podrán fácilmente entender los documentos CFI forman parte de la contabilidad
es decir son los documentos con los que se integran los estados financieros y por tanto tienen la mayor
relevancia en el sistema y además de que son auditables.
Con esto nos referimos a que para empresas que tienen SAP hay varios despachos que se dedican a auditar
validar y firmar los estados financieros de sus clientes y para eso lo que hacen dichos despachos es
enviar a uno o varios auditores a realizar el proceso
entonces para clientes que tienen sistemas tan avanzados como SAP pues simplemente estos auditores no
revisan ya nada en papel de hecho el sistema tiene una forma de acceso especial como lo son los roles
específicos para auditores externos y de esta forma dichos auditores lo que harán es revisar los estados
financieros y realizar la auditoría sobre nuestros documentos financieros.
Aproveché la pantalla para dar esta larga explicación debido a que me permite hacer la conexión con
los tres campos que se están mostrando en este momento y que siempre van a ser necesarios para identificar
unívocamente a un documento y que por la importancia y naturaleza auditable de los documentos CFI son
el número de documento que nos otorga el sistema.
La sociedad de fe y y muy relevante el año fiscal por qué comento que el año fiscal es tan importante.
Pues simplemente debido a que en el sistema es factible tener un mismo número de documento dos o más
veces y aunque esto pudiera parecer entonces que es un error porque estuviera repetido pues no no es
así ya que como comentamos los tres campos mencionados son necesarios para identificar exactamente un
documento así que aunque tuviera el mismo número de documento estaríamos hablando de dos documentos
diferentes pues cada uno pertenecería a dos años fiscales diferentes ahora sí después de estas explicaciones
tan importantes vamos a presionar la tecla Enter de nuestro teclado para que el sistema nos muestre
el documento
incluso vamos a aprovechar y describiremos las partes que componen un documento contable empezamos por
la sección superior de la pantalla que muestra varios campos que en su conjunto se conocen como cabecera
del documento y son campos como la fecha de contabilización que aquí tenemos o también la moneda del
documento otros campos como es el número de documento
evidentemente la sociedad y el año fiscal con el que quedó registrado nuestro documento pero si nos
fijamos cuidadosamente no hay nada de montos ni de cuentas.
Por qué.
Pues simplemente debido a que esos campos no pertenecen a esta sección vamos a darnos cuenta de que
dicha información la podemos encontrar de la mitad de la pantalla hacia abajo así que aquí lo tenemos
en esta mitad inferior de la pantalla.
Es la parte del detalle del documento como algunos se refieren a ella o como correctamente se debe de
llamas las partidas individuales en este caso tenemos tres y ya vemos que es la partida de la cuenta
por pagar la afectación a nuestra cuenta de gasto y la porción del impuesto.
Entonces los campos principales que podemos ver desde esta pantalla de cada una de las partidas individuales
son el Código de la cuenta contable que se está afectando la descripción de la cuenta y el monto la
moneda entre otros pero la verdad es que cada partida individual tiene muchos otros campos en lo que
se conoce como detalle de partida individual y que podemos visualizar simplemente dando doble clic sobre
la línea que nos interesa detallar.
Así que vamos a dar doble clic en la partida del gasto
y como vemos en los muestra una gran cantidad de campos de esta otra sección como lo son el campo de
centro de costos con el valor del centro mil que escogimos al contabilizar el campo de asignación que
es muy interesante ya que se le puede indicar al sistema que le coloque un valor de forma automática
y que como siempre si es de su interés conocer más les pido que nos lo manifiesten a nuestro correo
Zapp en tu idioma arroba gmail.com.
Evidentemente también está el importe que junto con la porción de impuestos conforman nuestra cuenta
por pagar
textos descriptivos entre otros.
Ahora incluso para comparar lo que vamos a hacer es dar doble clic perdón dar clic al botón de atrás
de la barra de herramientas estándar y que como ya se pueden dar cuenta nos regresa a la vista general
del documento una vez aquí vamos a dar doble clic en la primera.
En la primera línea que tenemos en la pantalla y qué es la línea de nuestra cuenta por pagar así que
lo hacemos
aquí de forma similar.
Lo que tenemos es una cantidad importante de campos varios son idénticos a la otra partida que ya revisamos
pero también muchos que son distintos.
Por ejemplo tenemos igual el monto de esta partida y el indicador de impuestos
y también hasta abajo se tienen los campos que hemos revisado de asignación y de texto descriptivo
pero vemos que para esta partida al ser una cuenta por pagar se tiene la especificación de las condiciones
de pago
y su detalle.
A la derecha que en este caso se presenta en su totalidad en ceros
ya que la condición es que es pagadero inmediato y sin ningún descuento vemos que si hubiera algún descuento
esta en este campo
cuál sería la base sobre la cual se calcularía dicho descuento.
Otros campos como el que especifica si la partida estuviera bloqueada para que no pudiera ser pagada
entre otros podemos si así lo deseamos regresar a la vista general del documento con el botón de atrás
de la barra de herramientas estándar o incluso si queremos ya podemos pulsarlo varias veces para salir
por completo de la transacción para regresar hasta el menú de usuario.
Esperamos le sea de mucha utilidad lo aprendido acerca de esta primera forma de visualizar un documento
y si es de su interés conocer algunas formas más avanzadas.
Les rogamos nos lo hagan saber como un correo ASAP en tu idioma arroba gmail.com.