Ha pasado algún tiempo y por lo tanto llegó el momento de pagar una de las cuentas por pagar que tenemos
pendientes con nuestro proveedor de servicios de limpieza para registrar este pago.
El sistema SAP tiene varias transacciones disponibles y en esta sesión vamos a demostrar una de las
más sencillas que es sacar un pago la ruta en el sistema para realizar este sencillo proceso es finanzas
gestión financiera acreedores contabilización salida de pagos contabilizar como ya sabemos es necesario
dar doble clic sobre la línea para poder entrar y esta pantalla es muy interesante ya que si nos fijamos
rápidamente nos podemos dar cuenta de que está dividida en tres secciones siendo la primera de ellas
la sección donde podemos capturar los datos de cabecera del documento que como lo sabemos son fechas
sociedad etcétera.
La segunda sección se encuentra en medio es la sección en la que debemos de capturar todos los detalles
de la cuenta bancaria de nuestra organización por la cual se le va a pagar al acreedor finalmente tenemos
la tercera sección cuyo título es selección de partidas abiertas y eso es justo para lo que nos sirve.
Es decir en ella podemos especificar a cuál acreedor es al que vamos a pagar pero si nos fijamos en
el campo de abajo se llama clase de cuenta y éste es muy interesante ya que en él podríamos especificar
que en lugar de que la transacción nos permita sacar un pago a un acreedor y así saldar la cuenta nos
permitiera más bien registrar una entrada de un cobro que hubiéramos obtenido confirmado con un cliente.
Y de igual forma saldar su cuenta queda claro que este puede ser un poco confuso así que con la intención
de aclarar esto más a fondo vamos a explicar algunos conceptos nuevos e incluso daremos de saldremos
de esta transacción y consultaremos rápidamente otra.
Entre otras cosas así que les pido por favor pongan mucha atención.
Lo primero es explicar el valor actual del campo clase de cuentas que como vemos es la letra k esta
letra es con la que se va a identificar aspectos y procesos del sistema que estén relacionados con cuentas
por pagar.
Es decir con nuestros acreedores y por diferentes aspectos y procesos.
Me refiero a acciones que ejecutan los usuarios en el día a día en transacciones del menú de SAP y si
Acces hasta aspectos de configuración que solo realizan los consultores al momento de estar implementando
SAP en una empresa por primera vez con las personas de sistemas encargados de ajustarlo incluso más
adelante revisaremos el proceso de abrir y cerrar periodos contables para el cual también se involucra
la letra K entre otras entonces es común que surja la duda de por qué SAP escogió la letra K para identificar
lo relacionado con todos los acreedores.
Bueno simple y sencillamente porque acreedores en alemán se dice crédito Haren y esta palabra inicia
con CA por lo que se optó por utilizar esta letra.
Ahora bien si recordamos lo que estamos buscando explicar más a fondo es la razón por la que decíamos
que en esta sección podríamos cambiar el comportamiento de la transacción para que en lugar de sacar
un pago a un acreedor nos permita contabilizar un cobro que hubiéramos tenido de un cliente a una de
nuestras cuentas de banco.
Y entonces para que la transacción funcione para acreedores debemos de capturar para este campo el valor.
Pero entonces para deudores qué debemos de hacer.
Bueno para dar la mejor respuesta a esto vamos a salir de esta transacción
y vamos a abrir la siguiente ruta finanzas gestión financiera deudores contabilización entrada de pagos
y antes de ejecutarla.
Me gustaría que se tomaran un segundo para analizar la ruta e incluso para que se formen una opinión
de lo que nosotros podríamos estar haciendo.
Es más incluso les pido paz en el vídeo para que lo puedan hacer con mayor detenimiento.
Listos.
Bueno como es muy probable que lograron deducir después de analizar la ruta y si la transacción.
Ya se imaginan que en esta transacción es posible registrar el mismo proceso pero para clientes es decir
la entrada de dinero a la organización por el pago de un cliente.
Así que sin más vamos a entrar a la transacción dando doble clic y estoy segura que de inmediato se
pueden dar cuenta de que la pantalla es prácticamente idéntica a la que estábamos viendo para registrar
el pago a nuestro acreedor excepto por un campo que muy claramente aquí ya podemos ver y que es el de
la clase de cuenta ya que aquí tiene como valor la letra D. en lugar de la letra K entonces las preguntas
que es muy probable ya les estén surgiendo son por qué la pantalla es prácticamente idéntica si es una
transacción diferente y por qué este campo en esta pantalla tiene ese valor y las respuestas son fáciles
de entender.
Antes que nada es importante notar que realmente la transacción es la misma sólo que justo lo que hace
que se nos presenten las partidas de un cliente o de un acreedor es el valor que escojamos en el campo
de clase de cuenta y la otra duda se trata de entender por qué al ejecutar esta transacción se presenta
con el campo de clase de cuenta autocompletado con la letra.
Y aquí sucede algo similar que para la letra K de acreedores y es que deudores en alemán se dice de
vitorean y por ende se tomó la letra de Es importante notar que esto no siempre es así para todas las
clases de cuentas.
Por ejemplo otra clase de cuenta que por cierto es también muy importante es la que se utiliza en el
sistema para identificar todo lo relacionado con cuentas de mayor y la letra que se utiliza para esta
identificación es la letra S.
Sin embargo aquí no se cumple lo de la inicial letra inicial en el idioma alemán ya que cuenta en alemán
se dice con todo y esta palabra empieza con la letra K.
De igual forma que la palabra para describir a los acreedores entonces vemos cómo Ebit.
Evidentemente no se podía tomar la letra K porque ya estaba ocupada y en este caso se le asignó a las
cuentas de mayor la letra S hemos de esta forma completado la explicación que deseábamos darles acerca
de estas transacciones y de las clases de cuenta y por ende ya podemos continuar con el objetivo primordial
de esta lección que es mostrada en el sistema.
Cómo podemos sacar un pago a un cliente y para realizar esto entonces vamos a abandonar ya esta transacción
con el botón de finalizar
y ya en el menú de usuario vamos a cerrar las carpetas que teníamos abiertas de deudores para regresar
a nuestro apartado de acreedores y así tenemos ya abierta la ruta de la transacción que estábamos ejecutando
en un inicio y simplemente vamos a dar doble clic sobre la línea para volver a entrar en la misma de
esta forma vamos a empezar a completar los campos necesarios.
Iniciamos por el campo de fecha de documento y como en muchas otras transacciones el sistema nos ayuda
con muchos de los otros campos ya auto completados.
Podemos entonces continuar la sección de datos bancarios en donde tenemos que el primer campo es el
de la cuenta donde lo que realmente tenemos que capturar es la cuenta por la que deseamos que se pague
al acreedor que en esta ocasión escogeremos las 113 mil 101
que nuestro catálogo es una cuenta que mapea la cuenta bancaria para sãlida de pagos.
El otro campo que es totalmente necesario capturar en esta sección es el monto del pago que vamos a
realizar como para este ejemplo queremos liquidar nuestra partida que si recordamos quedó registrada
por un monto de un millón de euros.
Es necesario entonces capturar un millón en el campo con el identificador de importe.
Una vez capturada esta información y como muchos otros campos están autocompletado de forma automática
con las ayudas que nos da el sistema podemos ya continuar a capturar los campos solicitados de la tercera
sección y que por el momento únicamente vamos a capturar el campo de cuenta en el que buscaremos con
la ayuda de entradas posibles el acreedor al cual queremos registrar el pago.
Nos colocamos en el campo y a continuación presionamos el botón de entradas posibles vamos a buscar
a los acreedores por Sociedad de fe y por lo que solo nos Sergio Ramos de estar en la pestaña de acreedores
por sociedad y una vez revisado esto simplemente damos clic en el botón de Iniciar búsqueda en el listado
que se nos despliega buscamos a nuestro acreedor expertos en servicios de limpieza y simplemente damos
doble clic.
De esta forma ya tenemos todos los campos necesarios para nuestro proceso por lo que ya podríamos presionar
la tecla Enter o podemos llevar nuestro cursor a la barra de herramientas de transacción y vemos que
hay un único botón llamado tratar P As que significa tratar partidas abiertas y en el que simplemente
damos clic para que el sistema nos muestre todos los partidos pendientes que tenemos con este acreedor
para así seleccionar aquellas que deseamos pagar.
Vamos entonces a dar clic en el botón y ya vemos como el sistema nos muestra otra pantalla con toda
la información necesaria para pagarle a nuestro acreedor.
De hecho vamos a comenzar por hablar de la sección inferior de la pantalla que lleva por título estatus
de tratamiento.
Y esta es en la que el sistema nos va a indicar a manera de resumen el estado de la cuenta de nuestro
acreedor.
Por ejemplo vemos que nos está indicando que tenemos dos partidas con este acreedor pero más importante
aún es que dirijamos nuestra atención a la parte derecha donde vemos campos como el de importe entrado
asignados contabilizar diferencias y sin asignar y es que estos campos siempre nos van a indicar el
estatus de nuestra operación.
Hablemos en primera instancia del campo te importe entrar en este campo si se fijan no se puede modificar
y realmente lo que muestra es tal cual el valor que capturamos en la pantalla anterior.
En el apartado de datos bancarios es decir es el monto que deseamos pagar a nuestro acreedor después
de revisar este campo.
Podemos ahora hablar del campo asignados y es que este campo nos va a mostrar del total del dinero por
el cual deseamos sacar el pago cuánto ya está asignado y este puede llegar a ser el campo que es un
poco más complejo de entender pero no tiene porqué ser así y quedara más claro cuando en unos momentos
mostremos el proceso de activar y desactivar partidas pero que por el momento lo podemos definir como
el campo que muestra de acuerdo a las partidas que ya hemos seleccionado para pago.
Cuánto dinero ya se ha reservado para pagar movimientos.
Finalmente tenemos el campo de sin asignar.
Y es que este campo para que podamos hacer el pago en este ejemplo simple debe de tener un valor de
cero ya que en este campo el sistema calcula y presenta la diferencia que hay entre el campo de importe
entrado y el campo de asignados así que para poder sacar un pago completo debemos de garantizar que
todo lo que tiene el campo importe entrado ya ha sido asignado.
Y la diferencia entonces sea cero y por ende lo que presenta el campo de sin asignas sea cero ahora
es necesario introducir el concepto de que una partida está activa o inactiva.
En esta pantalla para entender de una mejor forma la mitad superior de esta transacción y cómo utilizarla
y a lo que SAV se refiere con esto es que una partida abierta que está activa es una partida que tenemos
pendiente por pagar con este acreedor y que deseamos pagar.
Por el contrario una partida invectiva es aquella partida abierta que tenemos con el acreedor pero que
simplemente no deseamos pagar todavía.
En esta pantalla entonces tenemos dos partidas abiertas que registramos en los ejercicios anteriores
a este acreedor y ambas están activas.
Y cómo es que sabemos que está activa.
Simple y sencillamente porque podemos ver que tiene un color azul entonces todas las partidas que tengan
un color azul diremos que están activas.
Y cómo sabemos cuando una partida está inactiva.
Pues simple y sencillamente porque en lugar de estar coloreado de azul está coloreada de negro y claro
ahora la duda es cómo hago para que una partida activa se convierta en una partida inactiva o viceversa
pues la respuesta es que simplemente hay que dar doble clic en el monto de la partida que nos interesa
modificar
algo importante que se debe de notar también es la forma en que al dar doble clic sobre alguna partida
automáticamente se modifican los campos que ya revisamos en la parte inferior de la transacción es decir
por ejemplo ahorita están activas ambas partidas pero entonces vean cómo si desactivo la que no deseamos
pagar en automático se modifica el campo de sin asignar.
Y de esta forma queda en cero para que nosotros ya podamos ahora sí sacar el pago.
También les pido considerar esta otra situación en la que vuelvo a activar la segunda partida.
Simplemente doy el doble clic cambia su tono azul y entonces ya podemos ver cómo el valor del campo
sin asignar ya no es cero lo que significa que no podría estar cuadrado el movimiento y simplemente
podríamos utilizar el campo de contabilizar diferencias para que como su nombre lo indica podamos contabilizar
lo que no hemos asignado hacia una cuenta de diferencias.
Podemos entonces concluir que el campo de sin asignar debe de tener un valor de cero entonces una vez
que el valor del campo sin asignar es cero
y hemos identificado claramente la partida que estamos pagando.
Sólo basta con llevar nuestro cursor a la barra de herramientas estándar al botón del disquete y como
hemos revisado si no damos clic en dicho botón podemos ya darnos cuenta que su función va a ser contabilizar
una vez que lo presionamos.
El sistema da por compensada la partida abierta afectando la cuenta de bancos que escogimos y creando
un nuevo documento donde queda asentada esta compensación y que más adelante revisaremos vemos aquí
cómo el sistema terminó la generación del documento e incluso no se especifica cuál es el número de
documento que le fue asignado
esperamos cualquier duda o comentario al correo Zap en tu idioma arroba gmail.com.