Es muy probable que en cualquier momento del período contable nos interese consultar el estado de cuenta
de nuestros clientes y a pesar de que es algo muy similar al proceso de consulta de cuenta para un acreedor
lo revisaremos en esta sesión denotando sus diferencias pero lo que es más importante señalando nuevas
y más avanzadas formas de trabajar con rapidez en el sistema.
Así que abramos la ruta finanzas
gestión financiera
deudores cuenta
FB l 5 n visualizar modificar partidas entramos a la transacción con doble click y una vez más lo primero
que notamos es que a pesar de que es una transacción diferente la pantalla es prácticamente idéntica
a la que generamos cuando consultamos la cuenta de nuestro acreedor por lo mismo es necesario que capturemos
tanto el identificador de la cuenta del deudor que deseamos consultar así como la sociedad DFI en la
que se registró el movimiento.
Comencemos por la cuenta del deudor.
Por lo que nos posicionamos en el campo y daremos clic en el botón de entradas posibles
para lo cual explicaremos una nueva forma en la que podemos buscar y que será mucho más rápida siempre
y cuando conozcamos el nombre corto que colocamos en el campo de concepto de búsqueda del dato maestro
del cliente y que si recordamos por lo general son sus siglas o como se le suele llamar
para esa forma de búsqueda avanzada.
Antes que nada vamos a garantizar que estemos colocados en la pestaña de deudores por sociedá y una
vez que nos hemos cerciorado de esto les pido centren su atención en el campo de concepto de búsqueda
ya que en él basta colocar el nombre corto que completamos en el campo de nuestro cliente para que la
búsqueda sea mucho más rápida y que si recuerdan para nuestro dato maestro capturamos el valor de ese.
De hecho primero vamos a dejar vacío el campo para en un paso posterior demostrar la ventaja de utilizarlo
ya que en primera instancia el sistema nos presentará mucho más rápido la consulta de información realizada
y posteriormente al ya no tener un listado tan grande de resultados.
A nosotros también nos resultará mucho más sencillo seleccionar al cliente así que dejando primero vacío
el campo sólo revisaremos que el valor del campo de Felli sea mil y damos entonces click al botón en
la parte derecha para iniciar búsqueda.
Ya vemos el gran listado al que estamos acostumbrados cuando utilizamos el botón dentro de dos posibles
y que como también hemos visto en ocasiones nos cuesta trabajo encontrar rápidamente a nuestro cliente.
Entre tanta información así que para demostrar correctamente el uso del campo de concepto de búsqueda
como apoyo nuestro trabajo en el sistema vamos a cancelar la operación
nos colocamos de nuevo en el campo de cuenta de deudor y presionamos el botón de entradas posibles para
que en esta ocasión lo primero que capturemos sea el campo de concepto de búsqueda con el valor de nuestro
cliente que si recordamos el nombre corto que escogimos fue el SAIC
de forma similar a como lo hemos estado haciendo.
También garantizamos que la sociedad tenga el valor de 1000
y una vez que hemos completado ambos campos entonces simplemente le damos clic al botón de Iniciar búsqueda
y les pido pongan atención.
El gran cambio que presenta esta delimitación ya que entonces de forma increíblemente rápida se nos
presenta la ventana emergente únicamente con el valor de nuestro cliente listado
basta entonces simplemente con dar doble clic para tener el valor de su identificador ya completado
en el campo y una vez más queda demostrado que a pesar de que puede ser bueno saber de memoria el identificador
en el listado del dato maestro de nuestro cliente algo que de hecho ocurre con el uso diario pues simplemente
no es necesario ya que el sistema nos ofrece un sinfín de métodos para encontrar rápidamente lo que
estamos buscando
sabemos que esta es la primer pantalla de un reporte de selección de información y por lo mismo podríamos
utilizar otros de los campos para delimitar aún más nuestra consulta pero por el momento esto no es
necesario así que simplemente vamos a continuar con la información actual que tenemos en la pantalla
presionando en esta ocasión la tecla F8 para ejecutar el reporte y listo.
El sistema recupera y nos presenta la única partida que tenemos pendiente con el cliente queda claro
que esta pantalla es prácticamente idéntica a la pantalla que revisamos para acreedores por lo que en
esta ocasión aprovecharemos para hablar más de algunos conceptos y de algunos campos que ya podemos
ver en la pantalla.
Comenzamos por la primera columna que como ya hemos visto es un indicador que podemos marcar estableciendo
entonces en el sistema que deseamos realizar una acción adicional con esa partida en la ocasión anterior
la marcamos y posteriormente dimos click en el botón de visualizar con lo que logramos que el sistema
nos mostrará primero el detalle de la partida así como el documento completo.
Si lo recuerdan pero en esta ocasión lo que me gustaría mostrarles es que justo al lado del botón con
el dibujo de gafas tenemos el botón con el dibujo del lápiz por lo que como ya se pueden imaginar debido
a que lo hemos revisado en lecciones pasadas sirve para modificar como sabemos nada mejor que verlo
en el sistema para aprender.
Así que vamos entonces a dar clic en el botón de modificar documentos y ya podemos ver cómo el sistema
nos muestra el detalle de la partida donde ya podremos modificar por ejemplo los campos de texto la
base del descuento y el campo muy importante de las condiciones de pago.
Pero nada más es decir campos como la cuenta contable el monto o el indicador de impuestos son imposibles
de modificar.
Y por qué podemos modificar por ejemplo las condiciones de pago o las bases del descuento.
No podría esto ser algo que provoque errores lejos de que esto sea un problema.
Más bien es necesario.
Piensen por ejemplo en el caso de que originalmente la negociación realizada con un cliente estableció
que la partida tenía que ser pagada sin ningún descuento con vencimiento de 30 días al pasar de los
primeros días.
El tesorero identifica que en próximos días será necesario una salida importante de dinero de la Organización
para pagarle a un acreedor cuya partida está por vencer.
El tesorero puede fácilmente identificar esta situación con los reportes de previsión de liquidez y
posición de efectivo del módulo de tesorería y al tener esta necesidad de efectivo y darse cuenta de
que actualmente no se cuenta con el dinero suficiente el tesorero puede proponer que en lugar de pedir
un préstamo a un banco o a una entidad similar es mejor ofrecer un descuento al cliente para que de
esta forma pague antes del plazo de vencimiento que tiene y la organización cuente con el dinero suficiente
para cubrir su cuenta por pagar de esta forma.
A pesar de que originalmente se tenían unas ciertas condiciones de pago con el cliente las mismas pueden
cambiar por razones del negocio y es necesario que el sistema nos permita identificar este cambio de
igual forma.
El campo de base de descuento podría cambiar si por razones de negocio así fuera conveniente.
Cabe aclarar que situaciones de negocio muy parecidas se pueden dar con los acreedores por lo que entonces
es también posible modificar estos campos en un documento que representa una cuenta por pagar habiendo
revisado esto.
Vamos simplemente regresará a la pantalla anterior para explicar algunos otros campos para lo que daremos
clic en el botón verde de la barra de herramientas estándar
ya en esta pantalla.
Aprovechamos para comentar la segunda columna que en este caso tiene un dibujo de un círculo rojo lo
que significa que esta es una partida que está abierta es decir que no ha sido pagada que no está compensada.
Queda claro que este es un indicador muy importante y les puedo adelantar que cuando la partida ya se
pagó entonces el color de este indicador cambia a verde
finalmente pero no por eso menos importante podemos hablar de la octava columna de la que estoy marcando
aquí con el cursor y que si nos fijamos tiene un dibujo de una campana esta nos va a servir para que
de acuerdo con el dibujo que se tenga en la misma podamos saber de un vistazo si la partida todavía
no vence.
Si ya está vencida y por lo tanto hay que reclamarla de forma inmediata o como lo es el caso en esta
pantalla vence hoy hecho que sabemos debido a que presenta el dibujo de la campana
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