En la lección anterior vimos cómo es muy sencillo anular un documento que ya formaba parte de la contabilidad
si es que el mismo era erróneo.
Ahora vamos a mostrar qué repercusiones tiene en el sistema el que hayamos anulado nuestro movimiento.
Y lo más sencillo para comprender el efecto logrado es ir directamente en el sistema al reporte para
revisar la cuenta de nuestro cliente.
Entonces abrimos la siguiente ruta finanzas gestión financiera deudores cuenta FDL 5 n visualizar modificar
partidas damos entonces doble clic para arrancar la transacción y el sistema nos presenta la pantalla
usual que hemos completado varias veces para ver el estado de cuenta es necesario entonces completar
los campos por los que deseamos consultar la información.
Por lo mismo vamos a buscar el dato maestro de nuestro deudor.
Presionando el botón de entradas posibles una vez que ya estamos en la pestaña de deudores por sociedad
completamos el campo de concepto de búsqueda con las siglas S de nuestro deudor y finalmente corroboramos
que se tenga la sociedad F y 1000 presionamos la tecla Enter y el sistema recupera el registro del dato
maestro de nuestro cliente damos doble clic sobre la línea para que se auto complete el campo con el
identificador del deudor Una vez especificado este indicador sólo es necesario indicar en el campo inmediato
inferior la sociedad de fe y por la cual queremos consultar la información que nuestro caso es la sociedad.
Mil por lo que capturamos el valor
y sin hacer ningún cambio adicional vamos a llevar el cursor a la barra de herramientas de transacción.
Al primer botón con dibujo de reloj y paloma verde para ejecutar nuestro reporte y que se haga la consulta
de partidas que tenemos pendientes por cobrar.
En este momento les pido noten que estoy ya posicionado en el campo y que en la parte inferior de la
pantalla no muestra ningún mensaje.
El sistema ahora.
Veamos qué sucede cuando dé clic en el botón y que si centran su atención en la parte inferior en la
barra de estado ya está desplegando un mensaje informativo del sistema indicando que no hay información
que se pueda mostrar sobre este cliente.
Lo anterior lo indica con el texto no se ha seleccionado ninguna partida véase texto explicativo.
En realidad esto lo que significa es que no hay ninguna partida abierta es decir pendiente con este
cliente y no hay nada que mostrar.
Pero entonces es posible que ya estén con una duda porque si recordamos la lección de anulación de documentos
erróneos nosotros aclaramos que un documento jamás se borra del sistema y por lo tanto la duda puede
ser por qué si no se borra el documento.
Este reporte ya no me está mostrando nada para este deudor y la respuesta es muy sencilla así que les
pido centran su atención en la sección media de la pantalla donde podemos fácilmente apreciar el título
de selección de partidas lo que significa que en esta sección podemos completar los campos de tal manera
que el sistema únicamente nos muestre lo que le solicitamos.
Y justo eso es lo que está sucediendo ya que tenemos marcado el indicador de que se nos muestren sólo
las partidas abiertas.
De hecho el mensaje que leíamos hace unos instantes realmente ocurre ya que nosotros estamos especificando
que deseamos ver las partidas abiertas que tiene nuestro cliente pero sólo tenía una y dicha partida
al anularla deja de ser una partida abierta.
Entonces ahora la duda es qué podemos hacer para que el reporte nos muestre la partida que se tenía
abierta.
Para esto tenemos dos opciones.
La primera es utilizar el botón cuyo texto es partidas compensadas lo que le indica al sistema que muestre
sólo las partidas que ya no están abiertas y que como vemos también tiene unos campos ligados en los
cuales podríamos especificar un rango de fechas para que el sistema no demore tanto haciendo la consulta
a la base de datos.
La segunda es seleccionar el indicador de que se nos muestren todas las partidas con la intención de
no filtrar de ninguna forma y que el sistema nos despliegue tanto las partidas abiertas que si recordamos
se muestran con el indicador en rojo así como también las partidas compensadas que como veremos se muestran
con un indicador en verde.
Para este otro botón también tenemos ligados los campos para restricción de fechas y el restringirlos
evita que el sistema realice consultas excesivamente largas a la base de datos así que como sabemos
que nuestro cliente tiene muy pocos movimientos podemos utilizar con toda la confianza el indicador
de todas las partidas por lo que lo seleccionaremos y una vez hecho esto simplemente ejecutamos el reporte
como siempre lo hemos hecho con el primer botón de la barra de herramientas de transacción o con la
tecla de función F8 aquí tenemos el resultado del reporte y probablemente lo primero que llama nuestra
atención es que ahora el indicador de la segunda columna para ambas líneas se presenta coloreado en
verde.
Esto como ya bien mencionamos significa que ambas partidas están compensadas.
De hecho analicemos bien las partidas La primera es la cuenta por cobrar que originalmente registramos
de forma errónea con nuestro cliente y la segunda de hecho anulã y al mismo tiempo compensa dicho documento
erróneo.
Cómo es que sabemos que la segunda línea realmente pertenece al documento que anulo y compensó a nuestra
factura errónea.
Para esto podemos revisar los valores de la onceava columna cuyo título indica un documento de compensación
y que tiene para ambas líneas el valor de 18 siete ceros y un 4 al final si pusieron mucha atención
al final de la lección anterior o si regresan a ella y ven de nuevo esa parte final ya pueden corroborar
que ese es el número de documento que el sistema le otorgó al documento.
Al dar clic en el botón de contabilizar de la transacción de anulación y simplemente corroboramos que
ese es el número de documento de la segunda línea y con eso ya podemos estar seguros de cómo queda todo
asentado en la cuenta de nuestro cliente.
Una vez más es importante repetir que un documento que fue contabilizado jamás puede ser eliminado ya
que como hemos comentado por la parte de auditoría todo es auditable por lo que no se permite que haya
números de documento saltados o inexistentes.
Bueno pues una vez que hemos revisado este reporte podemos continuar con las siguientes elecciones en
las que terminaremos de corregir el error y cerraremos el ciclo de cuentas por cobrar.
Sigamos Aprendiendo juntos.
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