Tenemos ya el escenario completo que necesitamos para demostrar el efecto de la anulación de una compensación
es decir a nuestro nuevo deudor le contabilizamos una factura de la cual en un momento posterior registramos
el depósito que el cliente nos hizo por la misma Revisamos en un reporte de los partidos compensadas
e intentamos incluso anular la factura lo cual fue imposible.
Por lo tanto en esta sesión es en la que llevaremos a cabo el proceso que nos interesa y que sabemos
es la anulación de la compensación antes de llevarla a cabo.
Solamente nos gustaría mencionar los efectos que tendremos al llevar a cabo dicha anulación y es que
son varios empezando porque la partida que se ve compensado con el registro del pago que hicimos pasará
de ser una partida compensada a ser una partida abierta de nuevo.
Esto se llevará a cabo con el registro en el sistema de un nuevo documento que justamente anuló la compensación
pero es importante recalcarlo debido a que una vez más no es que se borre el documento de compensación
errónea.
De hecho dicho documento siempre estará disponible para su revisión y auditoría por lo tanto vamos a
realizar el proceso en el sistema para poder revisar sus consecuencias así que abrimos la ruta de finanzas
gestión financiera deudores
documento de R.A anular compensación.
Una vez colocados en la transacción damos doble clic para ejecutarla y de hecho el sistema nos presenta
una pantalla muy similar a la que ya vimos para consultar un documento contable es decir nos pide los
tres campos necesarios para identificar a un documento que sabemos son el ejercicio fiscal la sociedad
de fe y el número de documento.
Pero si nos fijamos en este momento lo que nos solicita esta nueva transacción es que coloquemos el
número del documento de compensación que deseamos anular.
Como sabemos el sistema siempre va a buscar facilitar lo más posible el trabajo de los usuarios por
lo que es muy probable que ya en automático haya colocado en los campos respectivos los últimos valores
con los que hemos trabajado en el sistema por lo tanto solo es necesario verificar si los campos tienen
los valores correctos una vez que hemos llevado llevado a cabo esta verificación.
Podríamos ya navegar con nuestro cursor a la barra de herramientas estándar al botón de disquete de
tres y media pulgadas que si nos damos cuenta con la ayuda rápido del botón.
En esta pantalla su funcionalidad no es la de grabar y de hecho tampoco de contabilizar tal cual sino
que más bien nos indica que su utilidad es anular la compensación.
Sin embargo el dar clic de forma inmediata en dicho botón no es lo más recomendable.
Esto es debido a que es mejor siempre confirmar que éste realmente es el documento de compensación que
deseamos anular para lo que tenemos tres botones en la barra de herramientas estándar de la transacción
el primero de ellos lleva por identificación el texto de cuentas y si damos un clic en el mismo nos
permite ver de forma muy rápida la sociedad de Felli involucrada.
Pero también algo muy importante que es la cuenta del deudor sobre la que se va a anular la compensación
pero realmente esta información puede que no sea suficiente para discernir si es el documento de compensación
que realmente deseamos anular.
Podemos ya cerrar la ventana emergente utilizando el botón de extrema derecha de dicha ventana para
entonces ver qué más nos ofrecen las demás opciones así que damos clic en el botón cuyo texto es partidas
y el sistema nos lleva a otra pantalla que de hecho es un reporte con el que podemos ver más claramente
que justo Si anulamos este documento de compensación se va a tener una vez más la factura como partida
abierta.
Como mencionamos que este es una transacción diferente realmente siendo un reporte entonces debemos
de llevar nuestro cursor a la barra de herramientas estándar al botón verde y dar un clic para regresar
a la pantalla de anulación lo cierto es que tenemos disponible otro botón cuyo texto indica correspondencia
respectiva y cuya funcionalidad es mostrar si se generaron cartas a partir de las funcionalidades estándar
del sistema que las mismas se muestran para ser un apoyo extra a la decisión de anular o no la compensación.
Sin embargo para este ejemplo no generamos ningún tipo de correspondencia por lo que si presionamos
dicho botón
el sistema únicamente muestra un mensaje informativo en la barra de estado en la que ya le deja saber
al usuario que no tiene nada registrado por lo que no se selecciona ninguna solicitud de correspondencia.
Como hemos utilizado correctamente las herramientas que nos ofrece el sistema y ya estamos seguros de
que el documento que nos propone la transacción es el correcto entonces ya podemos presionar el botón
cuyo dibujo es un disquete de 3 y 10 pulgadas con lo que el sistema nos presenta una ventana emergente
con una pregunta y que nos ofrece tres opciones.
Una de ellas es cancelar y si la presionamos entonces como bien podemos imaginar simplemente el proceso
se cancela sin ningún cambio realizado.
Evidentemente este sería el caso en el que nos damos cuenta que realmente el anular la compensación
era un error y por lo tanto preferimos cancelar y salir de la transacción las otras dos opciones son
las que necesitamos tener muy claras para saber las consecuencias que tendrá la opción que escojamos
por lo tanto empezamos por comentar acerca de la primera opción y aunque no se muestra completo el texto
nos indica que sólo anulará la compensación de hecho el texto ideal que debería demostrar sería sólo
se anulará la compensación y no se anulará el documento de pago.
Ya que ésta es justa la consecuencia que tendrá el que escojamos esta opción vaya si presionamos esta
opción el sistema únicamente va a desligar el documento de compensación de la factura que compensó pero
dejará a ambas partidos como abiertas en la cuenta del deudor esta opción puede ser útil en el escenario
en el que efectivamente el cliente realizó un depósito.
Sin embargo había dos o más partidos abiertas a las que era posible aplicar dicho pago del cliente y
la persona que registró el movimiento se equivocó ya que escogió una partida abierta incorrecta.
Por lo tanto para no forzar al usuario tener que volver a registrar la información del pago que efectivamente
realizó el cliente ambos movimientos van a quedar como partidas abiertas en la cuenta y será labor del
encargado de cuentas por cobrar que estaba a cargo del proceso.
El aplicar correctamente el pago del cliente a la partida correspondiente y evidentemente en el momento
en que el cliente depositará el pago de la partida entonces registrar de nuevo la entrada correcta de
pago y así compensar definitivamente la partida que se ve compensado de forma errónea.
En una primera instancia una vez que hemos comentado sobre esta primera opción es necesario explicar
ahora la segunda opción que nos ofrece el sistema en esta ventana emergente y qué indica en su texto.
Anulación de la compensación ya que la acción que lleva a cabo el sistema sería la deseable si se registró
un movimiento erróneo y realmente nunca existió un depósito del cliente pudiendo ser más bien que por
error de dedo se registró en un cliente el pago de otro cliente.
Y es que el registro que efectivamente lleva a cabo el sistema si escogemos la opción es desligar el
documento de compensación de la factura y además anular el documento de pago esto tiene como consecuencia
que dicho documento de pago como ya quedó anulado por tanto jamás se podría aplicar a ninguna otra partida
tenemos entonces que es una diferencia importante entre ambas opciones y en esta lección escogeremos
la segunda opción que nos ofrece la ventana emergente y que como sabemos lleva por texto anulación de
la compensación con lo que estamos especificando que de hecho fue un error de registro la entrada de
pago y por tanto debe de ser anulado el movimiento y removido de la cuenta del deudor para llevar a
cabo la acción.
Simplemente presionamos el botón correspondiente y el sistema al identificar que deseamos llevar a cabo
la anulación del pago nos va a solicitar varios campos pero el principal es el que debemos de indicar
el motivo de la anulación y en este caso es un indicador que debemos de completar con el valor 0 0 1
para especificar en el sistema que es una anulación en el período actual podemos completar la fecha
de contabilización que para este caso escogemos la fecha del día de hoy
así como también el periodo contable de la anulación que de igual forma es el período actual y una vez
completada la información podemos simplemente presionar la tecla Enter con lo que el sistema lleva a
cabo la acción y de hecho nos muestra el mensaje de confirmación en una ventana emergente indicando
que la compensación ha sido anulada como hemos comentado.
Esto tendrá el efecto de anular la compensación pero además de anular el documento con el que se registró
la entrada del pago de forma errónea con la ventaja de que le ahorro trabajo al usuario al no tener
que ir a la transacción de anulación para dicho documento de pago y anularlo manualmente pues el sistema
lo anuló de forma automática por nosotros con eso podemos llevar nuestro cursor al botón cuyo dibujo
es una paloma verde o simplemente presionar la tecla ENTER para posteriormente salir de la transacción.
Presionando el botón amarillo de la barra de herramientas estándar que sabemos tiene la funcionalidad
de finalizar y de hecho con esto terminamos la sesión ya que en la siguiente ejecutaremos el reporte
de la cuenta del cliente para ver el efecto que tuvo la anulación en las partidas individuales.
Agradecemos mucho su atención.