Al hablar del módulo financiero es prácticamente forzoso hablar del concepto de abrir y cerrar periodos
y por qué es tan importante hablar de este proceso.
Bueno pues porque como ya lo hemos comentado y es considerado prácticamente como la pieza central del
sistema y por lo tanto se tiene fe y se dictamina que un periodo ya está cerrado pues simplemente ya
no se va a permitir ninguna contabilización.
Pero esto lo que ocasiona no es sólo que directamente NCI ya no se pueda registrar documentos sino que
a nivel sistema ningún usuario tendrá permitido completar cualquier proceso que culmine con una afectación
a cuentas contables.
Y con esto nos referimos a los procesos de cualquiera de los módulos del sistema por ende tanto el abrir
como el cerrar los períodos de contabilización es un proceso delicado al cual por lo general sólo una
o dos personas con un alto nivel gerencial y alto sentido de responsabilidad que hayan entendido los
profundos efectos de modificar esta transacción es a quienes se les proporciona el acceso para que período
a período lleven a cabo el proceso con la debida atención.
Aprovecharemos esta lección para explicar varios puntos adicionales y el primero de ellos será el de
los periodos especiales si el cliente en el que se implanta SAP es un cliente cuya necesidad primordial
es seguir un año fiscal que se acopla perfectamente al año calendario.
Entonces como ustedes ya se pueden imaginar en el sistema tendremos doce periodos normales el primero
de ellos tendría el identificador 1 y correspondería a enero.
El segundo tendría un identificador cuyo valor sería 2 y correspondería a febrero el tercero de ellos
tendría un identificador cuyo valor sería 3 y correspondería a marzo y así sucesivamente hasta llegar
al último de los normales que tendría el identificador 12 y correspondería a diciembre.
Ahora bien lo normal es que en el sistema tengamos más de estos periodos hasta un máximo de cuatro períodos
adicionales y esto se llaman periodos especiales y queda claro que estos no corresponden a ningún mes
calendario pues el último período correspondía a nuestro mes de diciembre.
Estos en cambio son períodos que existen con el único objetivo de permitir a los usuarios del sistema
el registrar ajustes a la información financiera al finalizar un ejercicio.
Tal vez surgen las siguientes dudas porque hasta cuatro períodos especiales y en sí qué son estos períodos
especiales y las respuestas son sencillas.
Lo primero es mencionar que realmente no es necesario que existan cuatro periodos adicionales como también
se le llega a conocer.
Es decir pueden ser menos de cuatro y realmente la utilidad de tener por ejemplo dos o tres es simple
y sencillamente para clasificación de los movimientos.
Tendríamos entonces que en el primer periodo especial llevaría el identificador 13 y en él se deberían
de registrar todos los ajustes que se nos indiquen por motivos de auditoría y en el período 14 se tendrían
todos los ajustes que se originen por motivos fiscales y así sucesivamente.
Aunque como ya mencionábamos tener varios períodos especiales es opcional en algún cliente que utilice
el sistema se podría especificar que solo es deseable tener un solo período especial y de esta forma
todos los ajustes quedarían registrados bajo un único identificador.
Otro punto importante antes de ver la transacción en el sistema es que esta apertura y bloqueo de períodos
es independiente de los períodos de même así como del bloqueo de períodos deseo son revisiones independientes
que el sistema hace y evidentemente son transacciones diferentes cada una de ellas en el módulo correspondiente
y aunque tienen un efecto similar son independientes y muchos usuarios comúnmente mencionan transacción
financiera es la más importante aunque debe de quedar claro que dentro de su módulo cada una tiene la
misma relevancia con la salvedad de que los períodos contables se llegan a revisar en procesos de otros
módulos y por eso que muchas veces los usuarios le otorgan esa mayor importancia a la DFI.
Vamos entonces a mostrar esta transacción en el sistema para darnos cuenta de que realmente no es nada
difícil el abrir y cerrar los períodos.
Así que la ruta que tenemos que abrir es finanzas gestión financiera Libro Mayor en torno opciones actuales
y aquí tenemos la transacción abrir y cerrar periodos contables entramos como siempre dando doble clic
sobre la transacción o presionando Enter
y una vez que nos muestra la transacción les pido Lobster la observen por un momento lo que deseo es
que se den cuenta que prácticamente es una tabla vaya.
Muchos también cuando la ven por primera vez comentan que básicamente es como un libro de Excel y la
verdad es que tienen algo de razón y afortunadamente esta transacción es más sencilla que Excel.
Porque claro que lo único que vamos a hacer es cambiar valores de los períodos que estén abiertos o
cerrados conforme el momento lo amerite.
Lo primero es darnos cuenta que la tabla tiene varios renglones y si se fijan empieza a haber una secuencia
vaya vemos como algunas centradas parece se repiten pero para explicar de una forma más clara permítanme
seleccionar algunas de las líneas y comentar acerca de ellas.
Aquí hay un nuevo elemento de navegación que también vamos a aprovechar para explicar y que si nos fijamos
a la izquierda de cada línea como si estuviéramos hablando de la primer columna de la tabla existe un
botón que es confuso ya que de hecho no parece un botón sino simplemente parece el borde de la tabla.
Pero si le damos un clic se pueden dar cuenta cómo se colorea toda la línea con este tono naranja hecho
con el cual el sistema nos indica que se está seleccionando todo ese renglón y lo mejor es que cuando
una pantalla tiene esta funcionalidad el sistema nos permite seleccionar más de una entrada a la vez
con solo dar clic sin siquiera tener que mantener presionada la tecla control ni nada parecido.
Cómo llega a ser necesario en otros sistemas.
Y la verdad es que esto es una funcionalidad que es muy utilizada por consultores en su trabajo de configuración.
Sin embargo es muy bueno que todos estemos conociendo para poder utilizarla en cualquier transacción
que el sistema nos lo permita hacer sin importar el módulo.
Entonces seleccionando todas las entradas que tiene como indicador €1000 en la primera columna
y listo ya están seleccionadas.
Con esto lo que quiero demostrar es que así como seleccioné estas seis líneas hay muchos otros conjuntos
que se repiten y la pregunta ahora es y cómo puedo yo saber de qué manera están formados estos conjuntos
y realmente qué son.
Y la respuesta es muy sencilla lo que realmente forma cada uno de estos conjuntos es el identificador
que se coloque en la primer columna y así diríamos que las líneas que tengo seleccionadas pertenecen
al conjunto €1000 y de igual manera vemos entonces que hay bastantes más conjuntos como el 2000 o cero
cero cero uno y cada uno de ellos lo que controla es la apertura o cierre de periodos de una sociedad
de Felli o de un conjunto de suciedades EFI en unos momentos más explicaremos por qué hay varias líneas
y no solamente una única línea en cada conjunto.
Lo primero es importante revisar las columnas.
Lo primero que hay que saber es que el sistema nos permite tener hasta un máximo de dos rangos de períodos
abiertos y hay que aclarar esta última parte que se refiere a rangos ya que es algo que probablemente
nos suena nuevo y complicado pero no lo es justo como la palabra lo indica el sistema lo que permite
es tener abiertos al mismo tiempo hasta dos rangos de periodos es decir un rango lo vamos a definir
como una sucesión de períodos que por ejemplo podrían ser meses y que se encuentren adyacentes.
Un ejemplo específico de un rango entonces puede ser marzo abril y mayo que sería un rango de tres periodos
adyacentes.
Otro ejemplo de rango podría ser octubre y noviembre que sería un rango de dos períodos antes de continuar
con la explicación de la transacción.
Solamente me resta aclarar que aunque suene incongruente claro que podemos tener un rango que sólo esté
conformado por un solo mes.
Vaya nuestro primer rango de período pudiera ser de agosto a agosto y con eso lo que estaríamos manifestando
es que sólo deseamos tener el periodo de agosto abierto.
Bueno ahora si continuamos con la explicación de lo que tenemos en pantalla y es que todo lo anterior
es necesario para entender la razón principal por la que hay tantas columnas en esta pantalla.
Así que una vez que entendimos esos conceptos expliquemos más a fondo la pantalla con el ejemplo del
sistema.
Lo primero que hay que mencionar y que les pido memorizar para siempre es que cualquier período contable
que no esté explícitamente abierto en esta transacción entonces está automáticamente cerrado.
Permítame repetirlo cualquier periodo contable que no esté abierto estará automáticamente cerrado bien
después de dicha declaración.
Les pido centren su atención en la primer línea que tengo seleccionada ya que para dicha línea lo que
diríamos es que se tiene abierto el periodo de uno del año 2013 al período 12 del año 2015 con el primer
rango indicado por estas primeras cuatro columnas que estoy mostrando con mi cursor y posteriormente
vemos que también están abiertos del período 13 al periodo 16 del año 2014 que realmente son los periodos
especiales de los que tanto hablábamos al inicio de la sesión si lo quisiéramos comentar de una forma
menos técnica por ejemplo con algún compañero diríamos que cualquier sociedad de fe y con este indicador
puede contabilizar desde enero del 2013 tal y hasta diciembre del año 2015 y en los períodos especiales
del año 2014.
Antes de explicar la razón por la que hay varias líneas con el mismo identificador mil sólo me gustaría
comentar un punto que se puede deducir del ejemplo que estamos viendo y que puede llamar mucho la atención
se trata del hecho que el sistema sí nos permite tener abierto por ejemplo todo un año o incluso varios
años.
Es decir técnicamente el sistema no nos va a poner ningún tipo de restricción al respecto.
Es más ni siquiera nos va a mandar algún mensaje ni de advertencia ni mucho menos de error y esto incluso
hay algunas personas que comentan podría ser considerado como una falla del sistema y la verdad es que
no es así.
Queda claro que si el que lo que sí nos puede causar es que alguien cometa algún error muchas veces
de dedo y por ejemplo contabilice en algún período pasado pero ese no sería una falla del sistema sino
que se está utilizando incorrectamente el sistema realmente tiene que permitir que estén abiertos tantos
períodos como pudiera ser necesario por razones excepcionales de operación del negocio.
Pero entonces qué es lo más normal o recomendado.
Pues que solamente esté abierto el período actual y tener mucho cuidado de que cualquier período pasado
o futuro que esté cerrado.
Las únicas excepciones como comentábamos es que por alguna razón extraordinaria de la operación del
negocio se requiere abrir alguno en el pasado o futuro cercano.
Como último punto antes de pasar a la explicación de los renglones comentar por qué se permite hasta
dos rangos de periodos que puedan estar abiertos al mismo tiempo y no solo uno y la razón básicamente
es debido a los periodos especiales.
Y es que como comentábamos al inicio los períodos especiales son aquellos que nos permiten registrar
ajustes a la información contable por razones de auditoría o fiscales entre otras.
Y lo normal es que se abran justo cuando se está llevando a cabo el proceso de cierre del ejercicio
fiscal que lo común es que sea en los últimos días del año cuando nuestro año fiscal se adapta al año
calendario.
Pero como también sabemos o tal vez en algunas ocasiones hemos escuchado el proceso de ajustes llegar
a ser tardado por lo que en ocasiones sucede que se tenía abierto el periodo de enero y al mismo tiempo
los períodos especiales y se estaba trabajando normalmente.
Es decir todos los usuarios registran las operaciones de enero y un gran grupo especializado se encuentra
terminando los ajustes del año que finalizó.
Pero en ocasiones sucede que se termina el mes de enero y el Grupo Especial no ha terminado de registrar
el 100 por ciento los ajustes entonces enero se termina y por lo tanto hay que cerrarlo y abrir febrero.
Pero nos topamos con que ahí ya no se puede formar un rango ya que en medio está el mes de enero que
está cerrado.
Tienen que estar abiertos los especiales y tiene que estar abierto febrero y la única forma de poder
lograrlo es con estos dos rangos que nos ofrece el sistema.
Finalmente con respecto a las columnas podemos comentar acerca de las últimas cuatro y que son columnas
que se utilizan para la integración con el módulo deseo contabilidad administrativa y que si es de su
interés conocer más del tema.
Te pedimos nos lo comuniques a nuestro correo Zapp en tu idioma arroba gmail punto com.
Por el momento seguiremos explicando esta transacción pero en la siguiente parte de la lección.
Así que continuemos aprendiendo.