En la primera parte de la lección hemos aprendido muchos conceptos del proceso de abrir y cerrar periodos
contables y en esta segunda parte es tiempo entonces de explicar los renglones para lo cual es necesario
introducir un concepto nuevo que justamente es lo que nos llevará a entender la razón de las diferentes
líneas este nuevo concepto es conocido en el sistema como clases de cuentas y éstas como su nombre lo
indica son tan solo unos identificadores que sirven para especificar en el sistema el tipo de operación
que se quiere registrar.
Las clases de cuenta principales que podemos ver en la pantalla son activo fijo cuyo identificador es
la letra a los deudores o clientes cuyo identificador es la letra de los acreedores cuyo identificador
es la letra K.
Los movimientos de materiales cuyo identificador es la letra M y evidentemente muy importante las cuentas
de mayor cuyo identificador es la letra S Ahora bien por qué hay tantos renglones.
Si todos los valores de las columnas que le siguen son iguales.
Bueno porque como ya se imaginarán este es un ejemplo simplificado.
Incluso como comentábamos hace unos momentos vemos que están abiertos una gran cantidad de períodos
contables lo cual técnicamente es posible pero que desde el punto de negocio es un error.
Si somos estrictos así mismo el que todas las columnas posteriores tengan los mismos valores no hace
mucho sentido porque lo que realmente nos permiten las clases de cuenta es que nosotros podamos controlar
el cierre de períodos específicamente para cada tipo de movimiento controlado.
Todo a partir de las mencionadas clases de cuenta.
Un ejemplo sería si durante el proceso de cierre de período el director financiero que es quien tiene
el control para poder abrir y cerrar períodos se pone en contacto con las personas encargadas de toda
la parte de clientes y al estar dialogando ellos le comentan que ya han terminado de registrar todos
sus movimientos y por ende ya se puede cerrar el periodo.
El director sabe entonces que ya no se debe de permitir más movimientos para deudores y por lo tanto
podría cerrar el periodo pero solo para la clase de cuenta con el identificador de ya que el mismo director
sabe que por ejemplo las demás personas como lo son los usuarios que llevan la administración de los
activos fijos todavía no terminan de registrar sus últimos movimientos ni las personas que llevan a
los acreedores ni el resto de las áreas.
Por lo tanto el único renglón que cambiaría sería el que tiene el identificador de clase de cuenta con
la letra de una vez que ya revisamos las clases de cuenta ya sabemos entonces la razón por la que tenemos
tantos renglones en la transacción.
Sin embargo falta un renglón que de hecho es prácticamente el más importante o al menos diríamos que
es el que tiene mayor relevancia o prioridad cuando el sistema realiza la revisión de sí un período
está abierto o cerrado y nos estamos refiriendo al primer renglón de los seis que señalamos y que tiene
un símbolo de suma éste en sí no es un indicador de cuenta.
Más bien para lo que lo utilizamos es para hacer un cierre rápido de todas las clases de cuenta ya que
este indicador es lo primero que revisa el sistema.
Cuando un usuario entra a una transacción que afecte cuentas contables de esta forma cuando un usuario
entra a cualquier transacción cuyo objetivo sea contabilizar esta persona va a escribir la fecha en
la que quiere contabilizar su documento y sin hacer más en el momento preciso que el sistema haga la
revisión de las fechas de inmediato le va a mostrar un mensaje de error y el sistema incluso ya no realiza
más revisiones de los demás campos.
De esta forma por decirlo de alguna manera el sistema se ahorra trabajo al ya no revisar los demás renglones.
Pero la verdad es que también le ahorra trabajo al usuario debido a que como hemos comentado las fechas
son prácticamente siempre lo que el usuario debe de capturar primero y por lo mismo en cuanto el usuario
los captura.
Si el sistema revise y determina que en esta tabla el símbolo de suma ya tiene dicho periodo cerrado
simplemente ya no permite que el usuario pierda más su tiempo capturando montos y cuentas contables
centros de costos etcétera.
Por qué más bien le va a comunicar que lo que está deseando hacer ya no está permitido estamos ya por
terminar la explicación de la transacción.
Pero hay otras dos columnas muy relevantes que son la tercera y cuarta y que si nos damos cuenta.
La tercera está para todos los renglones vacía y la cuarta está para todos los renglones de clase de
cuentas con un valor de varias setas y esto sucede porque una vez más este es un ejemplo simplificado
para efectos de nuestro servidor.
Pero entonces qué es lo que podemos controlar con estos columnas.
Pues simplemente uno podría controlar con ellas para las diferentes clases de cuenta como los acreedores
rangos exclusivos para seleccionar sólo aquellos para los cuales necesitamos que todavía se permitan
movimientos para que nos quede más claro este concepto.
Hay que recordar que hemos especificado en varias ocasiones que todo lo que no esté explícitamente abierto
en esta tabla estará cerrado entonces de la forma en que vemos la pantalla en este momento estaríamos
teniendo que en este sistema están abiertos las contabilice acciones para todos los acreedores.
Sin embargo el director financiero por ejemplo al estar hablando con los encargados de los movimientos
con acreedores le comentan que ya terminaron el 90 por ciento de sus movimientos pero que todavía necesitan
que el periodo esté abierto para un rango de acreedores que podría ser del 9000 hasta el último acreedor
crea por lo tanto el director financiero podría decir que está bien como ya solo faltan movimientos
con unos cuantos acreedores.
Entonces sólo voy a permitir movimientos para dicho rango de acreedores y para todos los demás no para
que nadie se vaya a equivocar y vaya a registrar movimientos indebidos y para indicar esto en el sistema
lo que tendré que hacer el director financiero es especificar en la tercer columna el identificador
9.000 para este ejemplo y grabar los cambios y listo.
Con eso sería suficiente ya que entonces se tendría un límite inferior con el valor de 9000 especificado
en la tercera columna y un límite superior de varias setas especificando en la cuarta columna lo que
nos da un rango del acreedor 9000 hasta el último valor posible vamos a resumir todo lo que aprendimos
en la lección.
A partir de un ejemplo práctico que sería cerrar un periodo y es que como habíamos comentado de este
ejemplo hay demasiados períodos abiertos y por lo tanto lo que deseamos en esta primera instancia es
ya no permitir más contabilización.
En enero de 2013 Ballas se debe de cerrar dicho período así que lo único que necesitamos para cerrar
este período es cambiar la primer columna del primer rango para que en lugar de que tenga el valor uno
que representa dinero tenga ya solamente el valor de dos que sabemos es febrero así que simplemente
lo que tendrá que hacer la persona a la que se le dio la responsabilidad de este proceso que como hemos
comentado típicamente es el director financiero o alguien con un puesto directivo sería posicionarse
en cada campo y reemplazar el valor uno por dos
y listo después de haber realizado este cambio puede llevar el cursor al botón de diskette de la barra
de herramientas estándar y eso es suficiente para que ya en automático cualquier proceso que quisiera
realizar una afectación contable en el período de enero de 2013 o de hecho en cualquier período que
no esté contemplado dentro de estos dos rangos será rechazado por el sistema con un mensaje de error.
Aquí es importante recalcar algo que hemos comentado acerca de que esta configuración bloqueará incluso
si el proceso de registro se está originando en otros módulos por lo que queda claro que debe de ser
una gran comunicación en todos los departamentos de la empresa para que todos terminen sus contabilizó
ciones antes de que se lleve a cabo este proceso de cierre.
Con esto estamos terminando la lección y esperamos ya haya quedado más claro el proceso de cómo abrir
y cerrar un periodo para contabilización es solamente un último comentario antes de terminar y es que
nos demos cuenta que este proceso puede ser tan simple o tan complejo como la organización lo requiera
podría ser prácticamente como lo vimos en el ejemplo.
Que haya periodos abiertos y se cierren para todas las clases de cuenta en un solo proceso o si la organización
requiere ir cerrando clases de cuenta por clase de cuenta y es más rango por rango dentro de cada una
de esas clases de cuenta pues el sistema es lo suficientemente flexible para permitirnos.